Diskussion

Hier finden Sie die Diskussionen der vorangegangenen Jahre sowie die aktuelle Diskussion.
Gern können Sie einen Kommentar hinterlassen.

2010

admin, February 4th, 2010 um 12:09 pm e:
AIIM bietet MoReq2 Online Kurs an
[EN] AIIM offers as part of the AIIM Essentials program the new online course about MoReq2 “Model Requirements for the Management of Electronic Records”, the European guideline published by the European Commission:
Details:
http://www.aiim.org/Education/CourseDetail.aspx?courseid=394
[DE] AIIM bietet im Rahmen seines “AIIM Essentials” Programm deinen neuen Kurs zu MoReq2 “Model Requirements for the Management of Electronic Records” an. Diese Kurs ist in Englisch.
Details:
http://www.aiim.org/Education/CourseDetail.aspx?courseid=394
Material in deutscher Sprache
Deutschsprachiges Schulungsmaterial (Vorträge, Videos, Artikel, Multimedia-Präsentationen, Folien etc.) finden Sie auf folgenden Seiten:
Dokumentation der Records Management & MoReq2 Roadshow 2009
http://www.doxtop.com/magazines/97284816/records-management-roadshow-200...
Dokumentation der Records Management & MoReq2 Roadshow 2008
http://www.doxtop.com/magazines/6e1f2815/moreq2-roadshow-2008.aspx
Stand von MoReq2 Ende 2009:
http://www.project-consult.net/Files/20091015_DGI_Handout.pdf
Literatur:
Ulrich Kampffmeyer, Records Management und Schriftgutverwaltung. IWP Information Wissenschaft & Praxis, 6-7, 2009, S. 333-338.
Ulrich Kampffmeyer, MoReq und MoReq2. IWP Information Wissenschaft & Praxis, 6-7, 2009, S. 355-363.
Ulrich Kampffmeyer, Standards im Records Management & MoReq2. In: Proceedings, 31. Online-Tagung der DGI / 61. Jahrestagung der DGI, ISBN 978-3-925474-67-5

admin, March 18th, 2010 um 7:14 pm e:
DLM Forum konstituiert sich neu
Am 1. Februar 2010 wurde die DLM Forum Foundation gegründet. Sie wird den bisherigen rechtlichen Träger des DLM Forum, die DLM Network EEIG, ablösen. Eine entsprechende Satzungsänderung ist in Vorbereitung. Die neue Satzung und das Eintragungsdokument können unter folgenden URLs abgerufen werden:
Articles of Association
http://www.dlmforum.eu/index.php?option=com_jotloader&section=files&task... of Incorporation
http://www.dlmforum.eu/index.php?option=com_jotloader&section=files&task...
Founding Members
http://www.dlmforum.eu/index.php?option=com_jotloader&section=files&task=download&cid=314_92de06103122930203ef08176d66dbd1&Itemid=110&lang=en

admin, March 19th, 2010 um 11:55 am e:
MoReq2 Roadmap 2010 | Update
Das DLM Forum hat die Roadmap für die Weiterentwicklung von MoReq2 veröffentlicht: http://bit.ly/dwYUfS. Zunächst ist eine Überarbeitung von MoReq2 mit neuer Strukturierung und Modularisierung geplant. Den ausgeschriebenen Auftrag zur Erstellung des Konzeptes für die Überarbeitung von MoReq2 und den Testszenarien erhielt Jon Garde, Secretary des DLM Forum. Für die Zukunft sind weitere spezialisierte Fassungen für bestimmte Branchen geplant.
Die Weiterentwicklung von MoReq2 war auch Thema auf der “MoReq2 Translators Conference”, da die neue Roadmap auch starke Auswirkungen auf die laufenden Übersetzungsprojekte hat. Die Dokumentation der Übersetzerkonferenz vom 5.2.2010 findet sich hier: http://www.dlmforum.eu/index.php?option=com_jotloader&view=categories&cid=33_3ca486632e0e3589a854f8344cc6de58&Itemid=112&lang=en

admin, March 28th, 2010 um 2:44 pm e:
AIIM Online Kurs “MoReq2″Der MoReq2-Kurs mit vier einstündigen Einheiten in englischer Sprache kann über den Link http://www.bit.ly/drCDoZ gebucht werden.

Ulrich Kampffmeyer, April 7th, 2010 um 9:27 am e:
Records Management und Standards 2010
Im Jahr 2010 sind eine ganze Reihe von Veränderungen im Bereich der Normung und Standardisierung des Records Management zu erwarten. Drei wichtige Entwicklungen sollen hier kurz vorgestellt werden.
MoReq2010
Zur Zeit läuft beim DLM Forum (http://www.dlm-forum.eu) ein Projekt zur Überarbeitung von MoReq Model Requirements for the Management of Electronic Records. Die Neufassung von MoReq2 wird „MoReq2010“ heißen. Das Konzept für die Neustrukturierung wurde an die neue Unternehmung von Jon Garde, JournalIT, Maidenhead, vergeben. Die Vorgaben wurden vom MGB MoReq Governance Board erarbeitet. Mit der Neufassung werden auch die Kriterien für die Zertifizierungstest angepasst. Mit der überarbeiteten Spezifikation wird im Herbst 2010, also rechtzeitig zur PROJECT CONSULT Records Management Roadshow gerechnet (http://records-management.project-consult.de/ecm/records_management/semi...). In der MoReq-Roadmap sind außerdem angepasste Versionen bzw. Ergänzungen für bestimmte Branchen wie öffentliche Verwaltung, Pharma, Finanz-industrie und andere geplant. MoReq2010 ist damit der erste Schritt für einen langfristigen Ausbau und die kontinuierliche Pflege des Standards durch das DLM Forum. Jef Schram, Vertreter der Europäischen Kommission im DLM Forum, sicherte für die Weiterentwicklung die Unterstützung der EC zu. „On behalf of the European Commission, which provided the initial financing for the development of the MoReq specification, we are delighted with this new programme. The European Commission continues to support MoReq and looks forward to further involvement with the DLM Forum in this crucial part of the EU’s overall plans to advance best practice in electronic information”. Um MoReq mehr Rückhalt in der ECM-Branche zu verschaffen sind Kooperationen mit nationalen und internationalen Verbänden wie ARMA Association of Records Managers and Administrators, ICA International Council on Archives, AEDOC Digital (Spanien), APROGED (Frankreich), DIMO (Dänemark), DOCUMENT @ WORK (Belgien) und anderen geplant. Das nächste DLM Forum findet 25. bis 26. Mai 2010 in Madrid, Spanien, statt. Dort werden auch die aktuellen Vorhaben des DLM Forum einschließlich MoReq2010 und die DLM Forum Foundation vorgestellt.
ISO 303xx Records Management Standards
Im Rahmen des ISO TC46 SC11 wird eine Aufarbeitung und Neustrukturierung der ISO Norm 15489 „Records Management“ vorbereitet. Diese Norm soll durch eine Familie von neuen Standards in der Normengruppe 30300 ersetzt werden. Die zwei Teile der ISO 15489 sollen dabei in separate Normen zu Grundsätzen (Principles), Vokabular/Nomenklatur (Vocabulary), Langzeitarchivierung (Preservation), grundsätzliche Records Management Anforderungen (Requirements), Konvertierung/Migration (Conversion/Migration) etc. aufgeteilt werden. Die neuen Standards befinden sich bereits in Entwicklung und man rechnet damit, dass die wichtigen Teile mit den grundsätzlichen Anforderungen bereits 2011 vorliegen.
ISO DIS 16175 ICA Records Management Requirements
Vom ICA Council on Archives wurde ebenfalls eine Records Management Spezifikation in drei Teilen herausgegeben. Besonders Teil 3 steht „im Wettbewerb“ mit MoReq. Diese drei Spezifikationen der ICA wurden bei der ISO im sogenannten „Fastrack“-Verfahren eingereicht. Zur Zeit werden sie als ISO DIS 16175 bearbeitet, könnten aber zukünftig auch der 30300-Normenfamilie zugeordnet werden. Beim sogenannten „Fasttrack“-Verfahren erfolgt keine aufwändige Erarbeitung oder Neubearbeitung. Bei den nationalen ISO-Gremien (in Deutschland der DIN) steht aktuell die Entscheidung an, ob dieser Normvorschlag wie vorgelegt übernommen wird. Die Dokumente der ICA wurden ohne jede Änderung an den vorhandenen Spezifikationen aus dem Jahr 2008 zur Standardisierung vorgelegt. Der „Fasttrack“-Prozess erlaubt nur die Annahme oder die Ablehnung. Es ist zu hoffen, dass möglichst viele nationale Normungsgremien vor der nächsten Konferenz in Korea im Mai 2010 den Fasttrack ablehnen, damit eine Überarbeitung und Angleichung des ICA-Vorschlages an die ISO 15489, MoReq und andere Records-Management-Standards möglich wird. Die ICA-Dokumente enthalten einiges an guten Ideen, sind aber jedoch so oberflächlich, dass sie nicht für eine Normung in Frage kommen. Man kann daher nur hoffen, dass der DIN gegen die Fasttrack-Umsetzung stimmt.
Diskussion auf XING: http://www.bit.ly/daOUko
Ulrich Kampffmeyer

Ulrich Kampffmeyer, May 26th, 2010 um 12:19 pm e:
MoReq2010 auf dem DLM Forum Member Meeting Madrid 25.-26.05.2010Moreq am Scheideweg
In mehreren Präsentationen und Diskussionsrunden wurde Moreq2 defacto zu Grabe getragen. Seit der Veröffentlichung von MoReq2 im Februar 2008 ist es nicht gelungen, eine breite Akzeptanz zu schaffen. Bisher wurde nur ein Produkt - Fabasoft Folio - nach MoReq2 getestet und zertifiziert. in einigen Ländern wie der Tschechei wurde MoReq2-”nahe” Projekte durchgeführt. Jedoch gibt es fast keine Implementierungen. Mit dem Start von Moreq2010 ist das Interesse der Records-Management-Anbieter an der Zertifizierung “eingeschlafen”. Dennoch laufen die Übersetzungsprojekte weiter. Moreq2 steht zu dem im Wettbewerb zu anderen Initiativen wie beispielsweis der geplanten ISO-Normung der ICA-Records-Management-Standards.Fokus der Diskussion war daher MoReq2010. Die Entwicklung von MoReq2010 läuft seit April 2010 in in zwei Phasen des Projektes sollen im Juni 2010 Vorschläge für die grundsätzliche Ausrichtung des Standards und im August 2010 ein Review des Entwurfes mit der Öffentlichkeit über eine Collaboration-Plattform eingeholt werden. Der Zeitplan für MoReq2010 ist sehr eng und auf dem DLM Forum Meeting in Madrid wurden zusätzlich eine ganze Reihe neuer grundsätzlicher Fragen für MoReq aufgeworfen (z.B. multilinguale Systeme, neue Such- und Erschließungsstrategien, Grundeigenschaften, Integrations- und Schnittstellenaspekte, Abkehr von festen Aktenplänen etc.). In einem Panel wurden auch die Kriterien, was einen erfolgreichen Standard ausmacht diskutiert (und MoReq2 erfüllt nicht ale diese Kriterien. Einfachheit, Nutzen für Anwender, Unterstützung von Compliance-Anforderungen, Modularität, Einbindung in übergeordnete oder paralle Standarrd-”Frameworks”, Marktakzeptanz und andere wurden definiert. Dabei ist deutlich, dass es nicht um Technik geht, sondern um Verfahren, Governance Themen, “Education” um die Bedeutung von Records Management generell zu stärken.
Bereits auf dem nächsten DLM Forum im Herbst 2010 in Brüssel sollen die ersten Ergebnisse vorliegen. nach heutigem Plan soll MoReq2010 im Dezember 2010 vom MoReq Governance Board und vom Executive Committee abgenommen werden.
Ulrich Kampffmeyer
Mitglied des MoReq Governance Board

Ulrich Kampffmeyer, June 13th, 2010 um 1:11 pm e:
Call for MoReq2010 Public Consultation 1
The MoReq2010 work programme was officially launched at the DLM Forum spring meeting in Madrid on 25th and 26th May 2010.
There will be two consultation periods for the development of MoReq2010, where every interested individual or organisation is invited to join and submit proposals and comments.
The first MoReq2010 consultation period of four weeks, styled the “concept collaboration stage” of the programme, will begin in two to three weeks time. If you would like notification of the launch date please email the DLM Forum secretariat at
secretariat@dlmforum.eu stating “Alert MoReq2010 Public Consultation 1”
You do not need to be a member of the DLM Forum to take part in the public consultation.
The full announcement: http://icio.us/owtuvo
Ulrich Kampffmeyer
Member of the MGB Moreq Governance Board

Ulrich Kampffmeyer, July 9th, 2010 um 10:42 am e:
DLM Forum | MoReq 2010 | Public Consultation Portal launched
The DLM Forum invites individuals and organisations to take part in the consultation for the MoReq 2010 Records Management standard. The Project Public Consultation Portal was launched and you can register here: http://contribute2moreq.eu.
MoReq 2010 projectThe DLM Forum has begun an intensive work programme to update MoReq, model
requirements for the management of electronic records.
The MoReq2010 project seeks make MoReq more flexible and scalable and better able
address industry specialisation.
This will have the effect of broadening the appeal of MoReq, significantly widening its adoption, and making compliance accessible to non-traditional software suppliers.
The MoReq2010 project began in April with the intention of publishing the next generation innovative specification by the end of the 2010 calendar year.
Community participation
An important part of the MoReq2010 project plan is consultation with the wider international community. This will be done through the recently launched MoReq2010 Consultation Portal (sponsored by Objective Corporation, a member of the DLM Forum).
Community consultation will be in two phases each of approximately 5 weeks duration:• Concept Collaboration, July 2010 - where participants will be asked to discuss and respond to high-level proposals to amend the specification.
• Draft Collaboration, September 2010 - where participants will be asked to comment on the detailed draft requirements for the new specificationEveryone with an interest in document, content, records and information management is invited to contribute either as an individual, or as a representative of an organisation or
special interest group.
The DLM Forum has already received over 80 pre-registered participants including global content management providers, multi-national corporations, consultants, consumers, suppliers, developers, academic institutions, and many government departments including from Europe, USA, Canada, Hong Kong, China and Australia.To participate go to http://contribute2moreq.eu and register today.
Dr. Ulrich Kampffmeyer
MoReq Governance Board

admin, July 19th, 2010 um 4:56 pm e:
Some criticsm about MoReq 2010 on the SAPERION blog
Volker John comments on the DLM Forum conference at Barcelona and the development of MoReq 2010: MoReq 2010 - Records Management Rant http://icio.us/vk0bs5.

Lars Rutz, September 30th, 2010 um 10:13 am e:
Records Management in Deutschland und Australien
Mit Interesse verfolge ich aus der Ferne die Diskussionen ueber das ‘terminologische Dilemma’ in Deutschland eine angemessene deutsche Beschreibung/Definition fuer den englischen Begriff ‘Records Management’zu finden. Wenn ich es richtig verstehe geht bei den Diskussionen um die deutsche Übersetzung fuer den Begriff Records Management doch um mehr als nur um den Begriff Schriftgutverwaltung oder Aktenfuehrung wie er seit dem vergangenen Jahrhundert in Deutschland weit verbreitet ist.
Hier in Australien wo ich seit etwa 7 Jahren in verschiedenen Regierungsdepartments im Information/Records Management Bereich taetig bin, ist der Arbeitsbereich Records Management sehr klar definiert (Siehe AS ISO 15489 records management). Die Berufe Records Manager und Record Officers sind in der oeffentlichen und privaten Wirtschaft einigermassen stark etabliert. Um die Interessen dieser Berufsgruppe zu vertreten gibt es eine Records Management Organisation, ‘The Records Management Association of Australasia (known as the RMAA) welche mehrere tausend Mitglieder hat. Zu den Aktivitaeten der Organisation gehoeren Aufbaukurse, Schulungen und Seminare, Projekte und workshops. Um als professionelles Mitglied aufgenommen zu werden muss man schon mal ein abgeschlossenes Universitaetsstudium im Bereich Information/Knowledge/Records/Library oder Archives Management vorweisen. Aufgrund der wirtschaftlich ‘gesunden’ Lage Australiens (z.Z. landesweit etwa 5,7% Arbeitslose) und legislativen Bestimmungen und Veraenderungen in der oeffentlichen und privaten Wirtschaft ist derzeit ein zunehmender Trend sichtbar, indem Records Management immer staerker in den Vordergrund ruecken konnte. Mittlerweile gibt es in Australien im RM- Bereich neben vielen anderen Berufszweigen einen Arbeitskraeftemangel. In Deutschland waere dies undenkbar! Besonders im oeffentlichen Dienst und im Bankgewerbe werden erfahrene Records Manager mit Projekt Management, Datenbank und Digital Records Management -Kenntnissen gesucht.
Um auf die Diskussion um eine mehr zeitgemaesse Beschreibung/Uebersetzung fuer Records Management in Deutschland fortzusetzen, wuerde mich besonders interessieren welche Berufsgebiete in Deutschland spezielle records management oder record keeping -Taetigkeiten beinhalten. Als ich in den 90er Jahren im Archivbereich in einer grossen oeffentlichen Organisation in Berlin taetig war, wurde die Verwaltung von administrativen Akten von Buerkraeften und Sekretaeren ausgefuehrt. Die Registrierung erfolgte meist manual wobei Dokumente und Akten mit Registrierungscodes versehen wurden. Mir schien dass trotz der technologischen Entwickung der Trend zum neuen und digitalen Zeitalter noch weit entfernt war.
Vielleicht kann jemand einen Beitrag zu diesem Thema leisten. Soweit ich in Erfahrung bringen konnte, existiert im deutschsprachigen Raum nur in der Schweiz die Bezeichnung Records Management. In Deutschland dagegen scheint der Begriff Schriftgutverwaltung immernoch sehr weit verbreitet zu sein. Meiner Meinung ist die Bezeichnung und damit verbundene Taetigkeit voellig unzeitgemaess da diese nur auf die Aufzeichnung von Geschaeftsvorgaengen und Ergebnissen’beschraenkt ist. (Uebersetzt ins englische wird dieser Vorgang registration genannt.) Diese Taetigkeit ist nur ein kleiner Teil des sogenannten Information Life Cycle Management (classifying, storing, securing, and destruction) Mehr dazu hier: http://en.wikipedia.org/wiki/Information_Lifecycle_Management.
In meinen gegenwaertigen Arbeitsbereich in der australischen Regierung ist die Records Management Sektion fuer die folgenden Aktivitaeten verantwortlich:
1. Recordkeeping
Ein Team von 7 Records Management Mitarbeitern ist verantwortlich die ueber 600 Mitarbeiter bei der elektronischen Registrierung von Kommuniktionsvorgaengen, inklusive emails und andere Formen von Medien (CD’s) zu unterstuetzen. Zu den Aufgaben gehoeren insbesondere Hilfe bei der Registrierung und Klassifizierung und Standortverlagerung von elektronischen Dokumenten und Akten und Speicherung im elektronischen recordkeeping system (TRIM Context –IBM ist in Australien sehr weit verbreitet http://h71028.www7.hp.com/enterprise/w1/en/software/information-manageme... )
Zur Registrierung der records gehoert die genaue Bestimmung der Aufbewahrungszeit (retention period). Im englischen nennt man diese Tatetigkeit sentencing on creation.
Fuer die Klassifizierung von Dokumenten und Akten benutzt mein Department eine abgewandelte Form des Keyword AAA Thesaurus (http://www.naa.gov.au/records-management/create-capture-describe/describ...) in dem alle administrativen Processe klassifiziert werden.
Gewuenschte Akten und Dokumente in Papierformat werden vom Team registriert und die Mitarbeiter im Department weitergeleitet. Fuer die Bestandserhaltung dieser Akten und deren Inhalt ist der Mitarbeiter und nicht das RM team verantwortlich. Akten und Dokumente (semi-active oder inactive records) die nicht mehr benoetigt werden werden zum Records Management Bereich zurueckgesandt. Fuer die Lagerung von diesen records stehen speziell eingerichtete Archive zur Verfuegung.
In meinem Department sind gegenwaertig 600 Mitarbeiter angestellt. Alle haben mittels eines user passwords Zugang zum electronic record keeping system TRIM. Von jedem einzelnen Mitarbeiter wird erwartet, dass saemtliche Korrespondenz in TRIM registriert und verwaltet wird.
2. Mail management
Saemtliche eingehende oder herausgehende Korrespondenz (in Papierformat) oder Artikel werden vom Records Management Team registriert und klassifiziert bevor diese an die Bestimmungsorte im Department weitergeleitet werden.
3. Database Management
Die Records Management Datenbank TRIM wird von einem Administrator verwaltet. Dieser ist fuer Schulungen, Datenqualitaet und andere inhaltliche Aspekte verantwortlich. Fuer technische Aspekte ist das IT department verantwortlich.
4. Recordkeeping and TRIM Schulungen/Training
Diese Taetigkeit wird normalerweise von erfahrenenen Record Officers ausgefuehrt. In meinem Department wird jeder neue Mitarbeiter in den ersten zwei Wochen speziell im Umgang mit TRIM geschult um eigenverantwortlich elektronische Dokumente and Akten zu erstellen und zu verwalten.
Natuerlich gibt es weitaus mehr ueber dieses sehr komplexe Gebiet zu berichten, jedoch moechte ich fuer heute meinen Beitrag zu diesem Thema beenden.
Mit freundlichen Grüßen aus dem fernen und derzeit fruehlingshaften Australien,
Lars Ruetz

admin, November 4th, 2010 um 1:47 pm e:
Developing MoReq2010 – an ERMS Specification for Diverse Industries and Applications
Webseminar by ARMA & Jon Garde, DLM Foundation about Moreq2010
In 2001, MoReq (Model Requirements for the Management of Electronic Records) was the first functional specification for electronic records management that applied equally to the private and public sectors. MoReq2, the 2008 upgrade, introduced testing and certification for compliant solutions.
The MoReq 2010 project is an innovative refactoring of the MoReq specification by the DLM Forum. Its goal is to provide a flexible and modular architecture underlying MoReq so that it addresses diverse industry sector requirements and application compliance requirements. Although developed in Europe, MoReq is widely used internationally.
Specifically, this web seminar provides information on:
1. MoReq2010 and its objectives
2. Outcomes of the Phase 1 consultation
3. The architecture of the draft specification
4. Interesting and significant functional requirements
5. Supplier and product testing and certification
6. Future developments
7. How you can participate in the final public consultation process
Learning Objectives:
Upon completion of this web seminar, participants will be able to:
• Describe the wider applicability of MoReq and how it compares to other industry standards
• Explain how MoReq2010 is being positioned to address industry sector requirements, growing regulatory requirements, and ever-changing corporate IT architectures
• Describe MoReq2010’s unique modular architecture and how it can be used to specify a corporate EDRMS without the need for customisation
• Describe the value of compliant solutions and how to check that they are properly tested and certified
• List where to go for more information and training on MoReq2010
• Describe how to take part in the development of the final version of MoReq2010
Registration until Nov. 12. 2010 on the ARMA website: http://icio.us/pg4say
Dr. Ulrich Kampffmeyer
MGB MoReq Governance Board member

admin, November 4th, 2010 um 1:52 pm e:
PROJECT CONSULT Records Management Seminar 2010 HandoutDas Folienhandout des Seminars “Records Management & Compliance”, September 2010, ist unter folgender URL abrufbar:
http://www.project-consult.net/Files/RM_Compliance_Seminar_2010.pdf

Ulrich Kampffmeyer, November 26th, 2010 um 11:56 am e:
[EN] DLM Forum : MoReq2010 | 2nd Public Consultation Phase started
MoReq2010 Public Consultation
The DLM Forum has published the draft document for the core modules of MoReq2010. Everybody is invited to comment on the new standard for Records Management in Europe. The consultation will end December 26th, 2010.
http://bit.ly/dVwXW2
Dr. Ulrich Kampffmeyer
MGB MoReq Governance Board

Ulrich Kampffmeyer, December 27th, 2010 um 10:54 am e:
MoReq2010: Sunday night the 2nd consultation phase for the new version of MoReq was closed
There last days and especially at christmas there were a lot of last minute comments on the consultation portal for MoReq2010. A lot of them not only included critique or error reports but good new ideas, comments and additional functionality.
But some of those interested in Records Management and MoReq especially have the feeling, that the current status of MoReq2010 can not be final but a draft only. And this draft has to be discussed in more detail. The reason is, MoReq2010 is very different from MoReq(1) and MoReq2. It is more modern and in regard to the possebilities of electronic systems than the previous MoReq versions. From my point of view this is an advantage and it follows the same directions I gave in my presentation “Breaking the Barriers of Traditional Records Management” in Toulouse 2008. But I had an other time schedule in mind which would have given the DLM community more time to develop the new records management strategy which we find now in MoReq2010, and it would have provided a migration path from MoReq2 to MoReq2010. Although there are many projects active translating MoReq2 the adoption in the market has failed. One reason is the early start of MoReq2010 and some people have the feeling that the pressure on publishing the specification derives from the name, MoReq2010 has to be published in 2010 because it is named MoReq2010.
But there are more reasons why the current MoReq2010 specifiacation should be regarded as a first draft. Only about 25 people commented on the draft and there were no official institutions, no associations, no national archives (which are the core of the DLM Forum) or nor any other major player in the records management arena involved. Although there have been more than 550 submissions with nearly 5500 ideas, proposals or comments, we have to state, that the feedback in MoReq2 consultation phases was much larger and more consistent with the scope of the specification. Some of the comments show that the draft has some major general issues. But the main concern is, that it is incomplete although it is even longer than MoReq2.
I believe, that there is more work necessary before this specification can be published as a new standard for records management in Europe. Especially due to the fact, that there are other standards now available (like the ICA-Req) or coming up (like the ISO 33000 family). The MoReq2010 draft includes a lot of the functionality made available by modern ECM software and overcomes the restrictions of paper organisation. This is good - but without support from academia, from national archives and egovernment institutions, from associations, and other leading organisations there will be no acceptance for MoReq2010.
Ulrich Kampffmeyer
MGB MoReq Governance Board

2009

admin, August 14th, 2009 um 6:05 pm e:
Tschechische Übersetzung
SPECIFIKACE MoReq2 (MODELOVÉ POŽADAVKY PRO SPRÁVU ELEKTRONICKÝCH DOKUMENT?), Mai 2009
http://www.project-consult.net/files/MoReq2_Czech_translation.pdf
Inzwischen ist in Tschechien ein natioanaler Records Management Standard gesetzlich verankert worden, der auf MoReq2 basiert.

admin, September 7th, 2009 um 1:37 pm e:
Fabasoft ist MoReq2 zertifiziert
ComputerWelt.AT, 2.9.2009 http://www.computerwelt.at/detailArticle.asp?a=123536&n=2
“Fabsoft hat – als eigenen Angaben zufolge “erster Softwarehersteller weltweit” – das Zertifizierungsverfahren für den neuen Europäischen Records-Management-Standard MoReq2 erfolgreich absolviert. “Offiziell” wird das allerdings erst am 15. September 2009, wenn der Präsident des DLM Forums den anwesenden Fabasoft-Vertretern in Köln das MoReq2-Zertifikat überreicht.
Unternehmen erkennen immer mehr die Bedeutung der einheitlichen, ordnungsgemäßen und revisionssicheren Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen und Akten - bei gleichzeitiger Einhaltung der Gesetze und Vorschriften. Mit MoReq2 (Model Requirements for the Management of Electronic Records) wurde ein neuer europäischer Standard definiert, der die Anforderungen für das elektronische Akten- und Geschäftsfall-Management festlegt. Softwarehersteller können Ihre Softwareprodukte über ein Test- und Zertifizierungsverfahren für MoReq2 zertifizieren.”
Das Zertifikat: http://www.project-consult.net/files/MoReq2_Product_Certificate_Fabasoft...
Der Prüfbericht: http://www.project-consult.net/files/MoReq2-Verification-Report-Fabasoft...
Meldungen in der Gruppe “Information & Document Management”:
https://www.xing.com/app/forum?op=showarticles;id=23497981
https://www.xing.com/app/forum?op=showarticles;id=24070727

admin, September 15th, 2009 um 4:16 pm e:
DLM Forum press release about the first MoReq2 certified Records Management product from Fabasoft15th Sept 2009. DMS Expo Cologne, Germany; Linz, Austria; Möhrendorf, Germany; Chorleywood UK
Toivo Jullinen, Chairman of the EU-sponsored DLM Forum, a European community of Information and Records Management experts from both the public and private sector, presents Mr Karl Mayrhofer of Fabasoft AG of Linz, Austria, with the Certificate of Compliance to mark the successful testing to MoReq2, the European specification which has been developed by the DLM Forum.Toivo Jullinen, Head of Strategic Planning, National Archives of Estonia, and Chairman of the DLM Forum, commented: “On behalf of the Executive Committee of the DLM Forum, we are delighted that all the hard work carried out over the past three years to develop the MoReq2 specification has resulted in the first certified product. I would like to congratulate Fabasoft for taking the initiative and offer our thanks to imbus for completing the testing of the first MoReq2 certified product. The DLM Forum today also announces the development of the MoReq2 Roadmap to maintain and develop MoReq2, and to extend its technical and operational capabilities. We invite other government and commercial organisations, regulators and vendors to adopt the MoReq2 specification, and join the DLM Forum community to be informed of the latest developments and best practice records and nformation management across Europe; and the related certified suppliers.”
Karl Mayrhofer , CEO of Fabasoft Distribution said: “We at Fabasoft AG are proud to be the first company to receive compliance with MoReq2 specifications, which demonstrates our commitment to providing the latest electronic records management products in Europe. We are exhibiting at the DMS Expo event and invite records managers to view and evaluate the new products.”Dr. Ulrich Kampffmeyer, Member of the Moreq Governance Board and Manager of the DLM Network EEIG commented at te press conference: “Moreq2 is a big chance for both, public sector and private sector, to improve the management of documents and records based on one modern and comprehensive European standard.”
The testing for compliance was carried out by the first DLM Forum-approved testing authority, imbus AG of Möhrendorf, Germany, from whom Thomas Rumi, (Managing Consultant, Testing Service, Lead of the imbus TestCenter) commented: “Imbus is pleased to have completed the first successful testing to the MoReq2 specification and look forward to working with other major vendors that seek to gain compliance with this exciting new specification for electronic records management across Europe.”The representative and observer for the European Commission on the DLM Forum Executive Committee, Jef Schram, added these words: “On behalf of the EU, which provided initial financing for the development of the MoReq2 specification, we are delighted that the first certified product has been tested and certified. The European Commission continues to support MoReq and looks forward to further involvement with the DLM Forum in this crucial part of the EU’s plans to advance best practice in electronic information management in the future”.
Representatives of the Europe-wide National Archives across the EU have welcomed this development. Dr. Michael Hollmann of the Bundesarchiv, added: “The German Bundesarchive as member of the DLM Forum supports the MoReq2 initiative and congratulates Fabasoft to obtaining the first MoReq2 certification.”Richard Blake, Senior Manager Public Sector Team, National Archives of the UK commented: “We welcome these announcements which will encourage a wider adoption of electronic records management through the MoReq2 programme.”
More information on Fabasoft
Fabasoft is a leading manufacturer of standard software for electronic government and content governance. Fabasoft´s products serve for quick and effective implementation of digital business processes. The specific ustomer advantages lies in the acceleration and automatisation of processes, in the enhancement of quality with more comprehensive and more decision processes based on key figures, as well as in the security with compliance conforming documented processes. Via its local subsidiaries in Germany, Austria and Switzerland Fabasoft primarily serves large key accounts in the direct sales and project business, mainly in the public sector. Fabasoft AG Honauerstrasse 4, 4020 Linz, Austria or see www.fabasoft.com; Tel: [43] (732) 606162-0 Fax: [43] (732) 606162-609 E-mail: office@fabasoft.com
Information on imbus
imbus is a specialized solution provider for the quality assurance and testing of software. The portfolio includes consulting for process improvement, software testing services, test outsourcing, test tools, and training. Since 1992, the experienced and highly-qualified imbus team has been synonymous with across-the-board software quality assurance from a single source that covers the entire lifecycle. imbus is currently represented by more than 120 employees at locations in Möhrendorf near Erlangen, Munich, Cologne, Hofheim near Frankfurt, and Shanghai, China. imbus AG is an accredited MoReq2 Test Centre, and is therefore the issuing authority for MoReq2 certificates. More information about imbus AG is at http://www.imbus.de/engl; imbus AG Kleinseebacherstr. 9, D-91096 Möhrendorf Germany; Phone: +49 (0)9131 7518-0 Fax: +49 (0)9131 7518-50 or email info@imbus.de
Backgrounder and Frequently Asked Questions:
What is the DLM FORUM?
Created by an initiative of the European Commission, the DLM Forum is a community of Public Archives and interested parties in archive, records and document and information lifecycle management throughout the European Union. See http://www.dlmforum.eu/
The DLM Forum’s history dates back to 1991 and its early meetings were hosted by the European Commission in Brussels. The DLM Forum and has held major international conferences since 1996, as well as members’ meetings twice a year, in the European country that holds the EU presidency. The next meeting will be held in Sweden on 4th and 5th November 2009 and will be hosted by the Regional State Archives in Härnösand.
MoReq2 was first published in 2008. It includes a comprehensive Testing Framework, designed to allow the testing of software for compliance with MoReq2. In addition to MoReq2, the DLM Forum is interested in a number of other activities, which are coordinated by its new secretariat in Chorleywood, UK. If you would like to contact the DLM Forum for any reason, or take part in one of the DLM Forum activities, or if you have any feedback or suggestions then we are keen to hear from you. Contact: Martin Waldron at Secretariat@dlmforum.eu
DLM Forum, In-Form Consult Ltd, West Clayton, Berry Lane, Chorleywood WD3 5EX UK; Tel: + 44 1923 283694 http://www.dlmforum.eu/
What is MoReq2?
As users, vendors, regulators, IT managers and records managers across Europe seek to meet emerging requirements for information compliance in government financial, environmental, manufacturing and commercial organisations, MoReq2 provides a specification to help them acquire the most complete and tested electronic records management systems (ERMS), quickly and safely.The MoReq specifications supersede previous fragmented approaches across different countries in Europe, and escribe model requirements for the management of electronic records and focuses mainly on functional requirements for ERMS. MoReq2 contains a model of how filing plans, files and records relate to each other within the context of a classification scheme, and, very importantly, it can be applicable to both electronic (digital), and physical (paper) files.
MoReq2 was designed to be a very practical specification. It does not specify a particular ERMS, instead it outlines the essential elements an ERMS should have to ensure that records are properly managed, can be accessed at all times, are retained for as long as they are needed and are properly disposed of once the obligatory retention and disposition period has expired.Any organisation which implements an ERMS based on the requirements of MoReq2 can be assured that its records will be properly managed.
MoReq2 defines the core functionality required of an ERMS whether they are deployed in public bodies and private organisations. MoReq2 is a generic, modular specification which means that each organisation that uses it can incorporate into its records management policies those parts of the specification that are relevant and applicable to the type of organisation; and help the organisation to comply to regulatory requirements within its business sector.
What is the MoReq2 Roadmap?
The MoReq2 Roadmap is a programme of maintenance and upgrades that will be carried out by the DLM Forum over the next nine months, to maintain, update and manage the MoReq2 specification. The Roadmap reflects the feedback from National Archives, other users, vendors, testing body and developers, and will be managed by the MoReq2 Governance Board, part of the DLM Forum. Further details can be found on the website http://www.dlmforum.eu or by contacting the MoReq2 Governance Board member responsible, Jon Garde at jon.garde@objective.com.
How can I find out more about Marketing /Dissemination of MoReq2?
The MoReq2 Governance Board, part of the DLM Forum, is charged with ensuring the marketing and dissemination of MoReq2. If you need further information on its policies, see http://www.dlmforum.eu or contact Rory Staunton on +44 845 094 1570 or email Rory.Staunton@Strategy-Partners.com

admin, September 16th, 2009 um 8:06 am e:
Neue Webseiten von DLM Forum und MoReq
DLM-Forum: http://www.dlmforum.eu/
MoReq & MoReq2:http://www.moreq.info/

admin, September 20th, 2009 um 6:13 pm e:
MoReq2 Zertifikat für Fabasoftimbus | 15.09.09 | Weltweit erstes MoReq2-Zertifikat im Rahmen der DMS Expo übergeben
Köln/Möhrendorf, September 2009 – Im Rahmen der DMS Expo in Köln wurde das weltweit erste MoReq2-Zertifikat durch die imbus AG vor zahlreichem Fachpublikum übergeben.Während der Pressekonferenz am 15. September hat Karl Mayrhofer – Geschäftsführer der Fabasoft Distribution GmbH – das Zertifikat für sein Produkt „Fabasoft Folio 2009 Governance Spring Relase“ offiziell entgegengenommen.
Die Konformität zum international anerkannten Standard „MoReq2“ konnte Fabasoft bereits in den zuvor durchgeführten Zertifizierungstests erfolgreich unter Beweis stellen. Die Übergabe des Zertifikats in so offiziellem Rahmen stellt nun den gebührenden Abschluss für die erste MoReq2-Zertifzierung dar.Mit dieser ersten Zertifizierung wurde MoReq2 nun endgültig am Markt etabliert und die imbus AG als erstes akkreditiertes MoReq2 Test Centre in den langjährigen Bemühungen um diesen Standard bestätigt.
Durch die aktive Mitgestaltung von MoReq2 haben sich auch die Hersteller einen anspruchsvollen Standard geschaffen, mit dem sie Kunden zukünftig das tatsächliche Leistungsvermögen ihrer Produkte nachweisen können. Die enorme Marktrelevanz von MoReq2 dokumentieren auch die unmittelbar anstehenden Zertifizierungsprojekte der imbus AG noch in diesem Geschäftsjahr.
Für Unternehmen, die ECM/ERM-Systeme einsetzen, wird sich also in Kürze zeigen, welche Produkte den hohen Qualitätsanforderungen des Marktes entsprechen und somit langfristige Investitionssicherheit bieten.
http://www.imbus.de/news/detailansicht/weltweit-erstes-moreq2-zertifikat...
Fabasoft | 15.09.2009 | Weltweit erstes MoReq2-Zertifikat für Fabasoft FolioEU-Standard zur systematischen Verwaltung von Geschäftsunterlagen vorgestellt
Die österreichische Softwareschmiede Fabasoft ist weltweit der erste Softwarehersteller, der vom europäischen DLM-Forum im Auftrag der Europäischen Kommission mit dem MoReq2 Zertifikat ausgezeichnet wurde. Das Softwareprodukt, das diese Zertifizierung erhielt, heißt Fabasoft Folio und ist eine Software für agile Geschäftsprozesse, Information Governance und Business Records Management. Am 15. September wurde das MoReq2-Zertifkat im Rahmen einer Pressekonferenz während der DMS-Expo an Fabasoft verliehen.
Was und wofür ist MoReq2?
MoReq steht für Model Requirements for the Management of Electronic Records. Vereinfacht gesagt geht es dabei um das ordnungsgemäße Erfassen und das Aufbewahren von Geschäftsunterlagen in digitalisierter Form. MoReq2 ist heute die wichtigste Spezifikation für elektronisches Dokumenten- und Records-Management in Europa. Der europäische Standard spezifiziert die Anforderungen für Schriftgutverwaltung, Dokumenten- und Records-Management sowie die elektronische Archivierung. Die aktuelle Version MoReq2 wurde am 13.02.2008 veröffentlicht und im Laufe des Jahres 2008 durch ein Zertifizierungsverfahren für Softwareprodukte komplettiert. Will sich ein Produkt „MoReq2 zertifiziert“ nennen, muss es einen aufwändigen Prozess durchlaufen. Denn der MoReq2-Standard ist der Maßstab für alle Anwender, die elektronische und papiergebundene Informationen systematisch verwalten und langfristig aufbewahren müssen. Jef Schram von der Europäischen Kommission in Brüssel: „MoReq2 bietet eine umfassende Spezifikation der Anforderungen für das elektronische Akten - und Geschäftsfall-Management in ganz Europa.“
Fabasoft Folio setzt MoReq2-Standards
Mit der Zertifizierung von Folio gibt Fabasoft wieder einmal den Standard vor. Fabasoft Folio transformiert Business-Kernkompetenz in agile Geschäftsprozesse, bewahrt Geschäftsunterlagen revisionssicher auf und etabliert ein straffes Kontrollsystem für mehr Nachvollziehbarkeit und Transparenz. Auf diese Weise lassen sich Geschäftssituationen rasch erfassen und richtig einschätzen. Geschäftskritische Entscheidungen können so auf der Grundlage aktueller, konsistenter und ordnungsgemäß geführter Geschäftsunterlagen getroffen werden.Eine der Besonderheiten von Fabasoft Folio betrifft das effiziente und Speicherplatz sparende Aufbewahren von Geschäftsunterlagen. Meist ist es doch so: Wird eine E-Mail eines Kunden intern an 20 Adressaten geschickt, so wird diese üblicherweise auch von jedem Empfänger gesondert als Geschäftsunterlage aufbewahrt und verbraucht damit ein Vielfaches des eigentlich nötigen Speicherplatzes. Durch das “Single Instance Content Store” Konzept von Fabasoft Folio wird diese E-Mail dann tatsächlich physisch nur einmal gespeichert, auch wenn es mehrfach als Geschäftsunterlage erfasst wurde. Das spart Speicherplatz und sorgt für Ordnung.
Fabasoft Folio ist je nach Kundenbedarf in maßgeschneiderten Produkt-Editions erhältlich.
Fabasoft Folio Enterprise bietet Enterprise Content Management (ECM), informelle Zusammenarbeit auf Basis von Enterprise 2.0-Technologien und Geschäftsprozess-Management für die Umsetzung von agilen Geschäftsprozessen.
Fabasoft Folio Compliance bietet darüber hinaus den Leistungsumfang für die revisionssichere Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen, inklusive Mail-Archivierung aus Microsoft Exchange und IBM Lotus Notes bzw. Content-Archivierung aus SAP und Microsoft Sharepoint, sowie für das Etablieren von internen Kontrollsystemen zur Steigerung der Transparenz und Nachvollziehbarkeit.Fabasoft Folio Governance umfasst zusätzlich die Funktionalität für das MoReq2 zertifizierte Business Records Management (”EU-zertifiziertes Akten- und Geschäftsfall-Management). Speziell für Klein- und Mittelbetriebe bietet Fabasoft die Nutzung des Produkts Fabasoft Folio auch über “SaaS” (”Software as a Service”) an. Fabasoft Folio ist sowohl für Microsoft Windows als auch für Open Source Software Plattformen (Linux) verfügbar.
http://www.fabasoft.de/cms/Unternehmen/AlleNews/PressemitteilungZertifikat.htm

Ulrich Kampffmeyer, October 9th, 2009 um 12:51 pm e:
innova.doc 2009 in Barcelona
Die diesjährige innova.doc (http://www.innovadoc.cat/eng/index.html) konzentrierte sich auf das Thema MoReq2. Die katalanische Übersetzung von MoReq2 ist fertig und es wird am Chapter 0 gearbeitet. Die katalanische Übersetzung von MoReq2 wird offiziell im Januar 2010 vorgestellt.
Auf der innova.doc habe ich einen Vortrag zum Thema “Records Management & MoReq2″ gehalten, der hier abrufbar ist: http://www.PROJECT-CONSULT.net/files/20091006_InnovaDoc_Barcelona_Kff_Show.ppsx

admin, November 23rd, 2009 um 5:54 pm e:
31. DGI online Tagung zur Frankfurter Buchmesse
Auf der Frankfurter Buchmesse fand am ersten Tag der DGI online Tagung eine Session zum Thema Records Management statt. Sprecher waren unter anderem Oswald Freisberg, SER, und Ulrich Kampffmeyer, PROJECT CONSULT. Dr. Kampffmeyer sprach zu “Records Management Standards: MoReq2″. Die Handout-Folien zum Vortrag können hier heruntergeladen werden:
http://www.PROJECT-CONSULT.net/files/20091015_DGI_Handout.pptx Eine textliche Zusammenfassung gibt es als Whitepaper unter dem Titel “MoReq & MoReq2″: http://www.PROJECT-CONSULT.net/files/Records%20Management_20090819_Kff_2.pdf

admin, November 23rd, 2009 um 6:02 pm e:
EMC committet sich zur MoReq2 Zertifizierung
At the Momentum Conference in Athens EMC committed to have their records management software certified for MoReq2. EMC Commits to MoReq2 Certification of EMC Documentum Records Manager.
http://money.cnn.com/news/newsfeeds/articles/prnewswire/200911100205PR_N...
CNN Money | November 10, 2009

Ulrich Kampffmeyer, December 17th, 2009 um 4:26 pm e:
Vergleich von MoReq2 und TNA 2002
Im Jahr 2008 hat Philip Wilhem, European Environment Agency, Dänemark, bei der Northumbria University, Grossbritannien, eine MSC-Thesis eingereicht zum Thema “EDRMS Standards – a critical evaluation of the benefits of superseding national standards with European models focusing on TNA 2002 replacement by MoReq2″
Diese ist gekürzt auch im Records Management Journal, Ausgabe 19/2 im Jahr 2009 erschienen.
Eine anonymisierte Fassung der Untersuchung kann hier abgerufen werden: http://www.project-consult.net/Files/Anonymized%20EDRMS%20Standards%20MS...
Ulrich Kampffmeyer
MoReq Governance Board

Ulrich Kampffmeyer, December 29th, 2009 um 12:27 pm e:
MoReq2 wird aktualisiertIm Dezember 2009 wurde die Ausschreibung für das „MoReq 2 Work Programme 2010“ vom DLM.-Forum veröffentlicht (http://www.project-consult.net/files/DLM_Forum_Tender_MoReq2_Work_Progra...). Wesentlicher Bestandteil der Studie soll die Herausarbeitung von „Core Modules“ sein.. Hierzu rechnet das MGB MoReq Governance Board: Access control (role-based), Classification scheme(s), Correlation to other standards, Modularisation, Vital records, Backup and recovery, Audit trail, Metadata model, XML Schema und Test materials. Ferner sind der Vergleich mit anderen Standards Gegenstand des ausgeschriebenen Konzeptes. Die Ausschreibung läuft bis 18.01.2009, die Ergebnisse sollen bereits im Mai 2009 vorliegen. Nähere Informationen auf der offiziellen Webseite zu MoReq2 unter http://www.moreq.info/.
Seit Februar 2008 gilt der MoReq2 Standard in Version 1.04 (Download http://www.moreq2.de oder http://www.moreq2.eu). Im Rahmen der Zertifizierungs-Tests und der Evaluierung der Anforderungen durch ECM-Anbieter traten einige kleinere Fehler und Mängel zu Tage, die nun vorrangig bereinigt werden sollen. Daneben gab es auch Kritik an Umfang, Aufbau und Anspruch von MoReq2. Im Rahmen der regelmäßigen Pflege und Weiterentwicklung sollen auch hier basierend auf der veröffentlichten Release-Planung für MoReq notwendige Anpassungen vorgenomen werrden. Mit der Ausschreibung wird allerdings auch wieder der Ansatz verfolgt, die MoReq2 Zertifizierung zu vereinfachen, damit mehr Produkte den Standard erfüllen. Dies kommt einem Aussetzen der derzeitigen Zertifizierung gleich, der sich bisher nur die Firma Fabasoft unterzogen hat. Aktuelle Interessenten sind EMC und Open Text. Eine Reihe von MoReq2-Protagonisten fürchten hier eine Verwässerung des Standards, wie sie schon mehrfach durch verschiedene Berater und Anbieter gefordert wurde: unter Stichwort “MoReq2 Light”.

2008

admin, February 1st, 2008 um 1:48 pm e:
Im Januar 2008 wurde der fertige Entwurf von MoReq2 (Version 5) bei der Europäischen Kommission zur Abnahme eingereicht!

Ulrich Kampffmeyer, February 26th, 2008 um 11:16 am e:
Der MoReq2 Standard wurde am 13.02.2008 veröffentlicht. Er besteht aus zwei Dokumenten, den eigentlichen “Requirements” und dem “Meta data model”. Die Testkriterien werden im Frühjahr 2008 fertiggestellt. Alle Dokumente können auf unter Quellen heruntergeladen werden.

Ulrich Kampffmeyer, March 2nd, 2008 um 2:02 pm e:
Kritik am Umfang von MoReq2Während generell MoReq2 positiv bewertet wird, gibt es einige kritische Anmerkungen zum Umfang sowie zum Test- und Zertifizierungsverfahren. Der Aufwand für die Umsetzung von MoReq2 in RM-Produkten wird von einem Berater aus England, der sich an der Kommentierung von MoReq2 während der Entwicklung des Standards nicht beteiligt hatte, als sehr hoch eingeschätzt. Auch in einem Bericht zum DLM-Forum in Lissabon werden die kritischen Äußerungen zu MoReq2 hervorgehoben.
Dabei wird jedoch häufig übersehen, dass sich MoReq2 modualar aus zwei Bereichen zusammensetzt: Der Records-Management-Kernfunktionalität und den optionalen Modulen. Getestet und zertifiziert wird nur der Kernbereich der Basisfunktionalität. Hier ist davon auszugehen, dass jedes “vernünftige” Records-Management-Produkt, besonders diejenigen, die bereits nach DoD 5015.2 zertifiziert sind, diese Funktionalität erfüllen kann.Einige der kritischen Beiträge:
http://dlmforum.typepad.com/dlm/2007/12/an-open-message.html
http://arcana.twoday.net/stories/4471286/
http://www.computerwoche.de/produkte_technik/software/1852043/index.html
Dr. Ulrich Kampffmeyer
Mitglied des MoReq2 Editorial Boards

Ulrich Kampffmeyer, March 2nd, 2008 um 2:27 pm e:
MoReq2 und DOMEA
Der DOMEA-Standard wurde als Version 2 vor längerer Zeit aktualisiert. MoReq2 stellt den State-of-the-Art Ende 2007 dar und ist wesentlich aktueller als DOMEA.
Da MoReq1 nicht in das Deutsche übersetzt wurde stellt sich die Frage, wie sich das Verhältnis von MoReq und DOMEA zukünftig gestalten wird.
In einigen Foren und Blogs wurde die Frage aufgeworfen, ob MoReq2 DOMEA ersetzen kann (oder soll), ob es überhaupt eine Divergenz zwischen dem Anspruch von DOMEA (Schwerpunkt Vorgangsbearbeitung, nur für die öffentliche Verwaltung) und MoReq (universelles Konzept für Records-, Archiv- und Dokumenten-Management mit dazugehörigem Metadatenmodell für Unternehmen, Organisationen und Verwaltungen) gibt, und wie sich das Verhältnis des deutschen Standards zum internationalen MoReq2 Standard entwickeln wird.
Einige der Beiträge:
http://www.ecmguide.de/forum/forum_posts.asp?TID=879
https://www.xing.com/app/forum?op=showarticles;id=5569334
https://www.xing.com/app/forum?op=showarticles;id=5595179
Dr. Ulrich Kampffmeyer
Mitglied des MoReq2 Editorial Board

Ulrich Kampffmeyer, March 6th, 2008 um 11:09 am e:
MoReq2 Zertifizierung
Inzwischen wurde vom DLM-Forum Executive Committee über das zukünftige Zertifizierungsverfahren eine Entscheidung getroffen. Testcenter in Europa können sich bei einer Certification Authority, die im Auftrag des DLM-Forum handelt, akkreditieren lassen. Die akkredierten Testcenter wiederum führen die Prüfungen der Produkte entsprechend den MoReq2 Requirements auf Basis der Testszenarien durch. Als Certification Authority wurde die EA European co-operation for Accreditation ausgewählt ( http://www.european-accreditation.org/ ). Obwohl die Testfälle noch nicht abschließend erarbeitet und gereviewt worden sind, wurden bereits eine Reihe von möglichen Testcenter in Europa benannt.
Dr. Ulrich Kampffmeyer
DLM-Network EEIG, Manager

Ulrich Kampffmeyer, March 7th, 2008 um 8:01 pm e:
MoReq2 Update des Requirements DokumentDas MoReq2 Dokument mit seinen Anhängen wurde als Version 1.0.1 am 7.3.2008 aktualisiert. Es wurden nur kleinere Fehler ausgebessert.
Alle Testszenarien sind inzwischen als Entwurf veröffentlicht (unter Quellen)
Für Anbieter wurde ein Wiki zur Kommentierung von MoReq2 eingerichtet.
Dr. Ulrich Kampffmeyer
Mitglied des DLM Forum

admin, April 7th, 2008 um 7:06 pm e:
Das MoReq2 Test Framework wurde von der Europäischen Kommission, dem Auftraggeber für MoReq2, am 3.4.2008 freigegeben. Eine Studie von PROJECT CONSULT hatte zuvor die Konsistenz und Brauchbarkeit des Testframework überprüft. Die Testszenarien finden sich unter Quellen.

admin, April 7th, 2008 um 7:07 pm e:
Die erste Version des XML Schemas zur Beschreibung des Metadatenmodells und der Struktur wurde als Entwurf am 7.4.2008 veröffentlicht. Das Schema findet sich hier.

Andreas, May 8th, 2008 um 4:06 pm e:
Hallo!
Gibt es bereits u.U. Informationen darüber, ob und wann der Standard in offizieller deutscher Übersetzung vorliegen wird?
Viele Grüße,
Andreas

admin, May 9th, 2008 um 2:10 pm e:
@ Andreas
“Deutsche Übersetzung”
Nach Auskunft des Bundesarchives ist eine deutsche Übersetzung der MoReq2 Requirements geplant und bereits in Vorbereitung. Ein Veröffentlichungstermin ist noch nicht bekannt. Zu dem ist das Verfahren der Freigabe von Übersetzungen und “Chapter 0″ Einführungen noch nicht endgültig vom DLM-Forum verabschiedet.
PROJECT CONSULT befindet sich derzeit in einem Abstimmungsprozess mit dem Bundesarchiv in Hinblick auf die Übersetzung bestimmter Begriffe.
Mit den besten Grüßen,
Dr. Ulrich Kampffmeyer

admin, May 31st, 2008 um 3:59 pm e:
Im Magazin CIO ist am 15.05.2008 ein Beitrag unter dem Titel “Ende Juni kommt Euro-Sox, ob mit oder ohne MoReq” erschienen ( http://www.cio.de/knowledgecenter/rm/854588/index.html )
Der Beitrag enthält leider eine Reihe inkorrekter Aussagen und ein angebliches Zitat von mir. Dies möchte ich wie folgt richtigstellen.
1. MoReq und MoReq2 wurden von der Europäischen Kommission beauftragt, bezahlt und veröffentlicht.
2. Träger des MoReq Standards ist das DLM Forum ( http://www.dlm-network.org ), der Zusammenschluss aller Nationalarchive und an der Thematik interessierten Organisationen. Deutschland ist durch das Bundesarchiv im DLM Forum vertreten.
3. Das Editorial Board ist keineswegs eine Vereinigung von Lobbyisten. Das Editorial Board ist für den fachlichen Inhalt des Standards verantwortlich. Die Zusammensetzung des Editorial Board findet sich hier: http://www.moreq2.eu/MoReq2_Editorial_Board.pdf
4. Der Standard wurde von Firma Serco ( http://www.MoReq2.eu ), die die Ausschreibung der Europäischen Kommission gewonnen hatte, zusammen mit dem Editorial Board sowie hunderten von Kommentatoren aus dem Anwender-, dem Archiv-, dem Anbieter und dem RM-Spezialisten-Panels verfasst. An den Panels haben sich nahezu alle Anbieter von Records-Management-Software sowie Organisationen, Behörden, Verbände und Spezialisten aus der ganzen Welt beteiligt ( z.B. aus Australien mehr Leute als aus Deutschland ). MoReq2 ist die aktuellste und vollständigste Darstellung des State-of-the-Art von Records Management ( siehe hierzu auch die Statements auf http://moreq.niniel.org/statements-zu-moreq2/ ).
5. In einer Reihe von europäischen Staaten, Vorreiter ist hier Slowenien, ist MoReq sogar in Gesetzen und Verordnungen als Grundlage für Records Management festgelegt worden. MoReq2 wird in England voraussichtlich den bisherigen Standard TNA ablösen. Eine Reihe von Organisationen und Verbänden hat klare Empfehlungen für den Einsatz von MoReq gegeben, so z.B. die Records Manager Guild in Russland. Verbandsseitig unterstützt z.B. die AIIM international den MoReq2 Standard ( http://www.pressebox.de/pressemeldungen/aiim-europe/boxid-131971.html ). Der im CIO-Beitrag erwähnte deutsche Anbieterverband VOI hat sich nicht an der Erstellung oder Kommentierung von MoReq2 beteiligt.
6. Zertifizierungen von Produkten gibt es noch nicht, da das Akkreditierungsverfahren über die Europäische Akkreditierungsvereinigung erst jetzt aufgenommen wird. Es gibt aber Commitments zahlreicher Anbieter ( IBM, OpenText u.a. ), MoReq2 zu unterstützen, siehe z.B. die Zusammenstellung hier: http://moreq.niniel.org/statements-zu-moreq2/
7. Die offizielle Position der Europäischen Kommission findet sich hier: http://ec.europa.eu/idabc/en/document/2303/5644
8. MoReq ist für die öffentliche Verwaltung UND die Privatwirtschaft ausgelegt. Gerade internationale oder international tätige Unternehmen profitieren von einem einheitlichen Standard für ganz Europa, da sich nur so die steigenden Compliance Anforderungen übergreifend und durchgängig abdecken lassen. Gerade angesichts der 8. Direktive ( EURO-SOX ) gewinnt MoReq2 hier an Bedeutung.
9. Der CIO Beitrag enthält eine als Zitat gekennzeichnete Passage, die mir zugewiesen wurde. Die falsche und unklare Darstellung, was Records Management sein soll, wurde von mir zu keinem Zeitpunkt getätigt. Ich verweise hier auf die Definition aus dem ISO Standard 15489 “Records Management” (siehe oben im Artikel, aus dem offenbar der Text abgeleitet wurde). Das angebliche Zitat neben meinem Bild wurde mir nicht vorgelegt und ist nicht authorisiert.
Dr. Ulrich Kampffmeyer
PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH
Ulrich.Kampffmeyer@PROJECT-CONSULT.com

admin, June 7th, 2008 um 6:56 pm e:
MoReq2 Test Framework
Das MoReq2 Testframework wurde am 03.06.2008 veröffentlicht. Die komplette Spezifikation einschließlich der Testdaten findet sich unter Quellen.

Ulrich Kampffmeyer, June 24th, 2008 um 7:27 pm e:
VOI Vorstand übt Kritik am MoReq2 Standard
In einem Artikel auf CIO.de am 23.06.2008
http://www.cio.de/knowledgecenter/rm/856274/index.html
wird ein Mitglied des Vorstands mit Kritik am MoReq2-Standard zitiert.
Inzwischen finden sich hierzu auch erste Einträge in Blogs und Foren:
https://www.xing.com/net/informationlifecyclemanagement/
http://ecmkompass.pitschek.com/eurosox-verband-der-ecmanbieter-voi-bei-m...
http://www.jdk.de/de/ecmblog/2008/06/24/eurosoxmoreq2-kampffmeyer-vs-voi/
http://www.ecmguide.de/forum/forum_posts.asp?TID=879&PN=1&TPN=2
Mal sehn, was daraus wird …
Ulrich Kampffmeyer

Ulrich Kampffmeyer, June 24th, 2008 um 7:30 pm e:
VOI Vorstand positioniert sich gegen MoReq2Auf der Webseite des Fachmagazins erschien am 23.06.2008 erneut ein Bericht zu MoReq2: http://www.cio.de/knowledgecenter/rm/856274/index.html.
Darin werden Äußerungen des VOI Vorstandes zitiert:
[Zitatanfang] „Technisch zu wenig konkret, von unklarem Nutzwert und eher Reklame-Gag als echter Bedarf“ [Zitatende]MoReq2 ist definiert durch Requirements, Testszenarien, Testdaten, Metadatenmodell und XML-Schema. Das Argument “technisch zu wenig konkret” ist nicht korrekt.
MoReq2 hat für verschiedene Gruppen einen unterschiedlichen Nutzen. Für Anwender höhere Akzeptanz, europaweit einheitliche Lösungen, Testgrundlagen für die eigenen installierten Systeme, etc. Für die Anbieter die Schaffung einheitlicher Produkte für den gesamten europäischen Raum. Der Standard richtet sich zudem an öffentliche Verwaltung und Privatunternehmen. Die Anbieter von Records-Management-Produkten sind nur eine Zielgruppe. Diese Zielgruppe hat sich aber bei der Erstellung des Standards stark engagiert und auch entsprechende Commitments abgegeben.
MoReq2 ist kein “Reklame-Gag” sondern ein von der Europäischen Kommission beauftragter, bezahlter und publizierter Standard für das Records Management in Europa.
[Zitatanfang] „…, dass der Anforderungskatalog in einigen Bereichen dem ISO Standard DIS/ISO 15489 (Schriftgut-Management)entspricht.“ [Zitatende]Inhaltlich gibt es selbstverständlich eine Übereinstimmung von ISO 15489 und MoReq2 zumal MoReq2 keine eigene Definition von Records Management liefert sondern den ISO Standard zitiert. Der Charakter und der Fokus des ISO Standards und MoReq2s ist aber deutlich unterschieden. Die ISO Norm behandelt grundsätzliche Verfahren, MoReq2 definiert im Detail Funktionalität, Testkriterien, Testdaten, Datenmodell und XML-Schema.
[Zitatanfang] „Die Testszenarien, die vom Anbieter zu absolvieren sind, sind mit 1.200 Seiten so umfangreich, dass mancher kleiner Anbieter schlicht aus Aufwandgründen davor zurückschrecken wird.” [Zitatende]Die MoReq2 Testszenarien sind umfangreich, aber einfach zu durchlaufen. Dies haben erste Erprobungen ergeben. In der Beschreibung der Testdaten sind zudem Hilfestellungen zur Durchführung der Tests angegeben. Unverständlich erscheint, dass einerseits bemängelt wird, der Standard sei „technisch zu wenig konkret”, andererseits der Umfang der sehr konkreten und in Tests nachweisbaren Funktionen kritisert wird.
[Zitatanfang] „Zöller sieht nicht ein, warum die nicht-zertifizierten Anbieter in Misskredit geraten sollten, bloß, weil sie nicht bereit sind, “viel Geld für eine Zertifizierung auszugeben, für die es derzeit noch keine Nachfrage gibt”. [Zitatende]Nach meinem Kenntnisstand hat niemand bisher Anbieter in “Misskredit” gebracht, die sich nicht für MoReq2 engagieren. Allerdings muss man zu einigen Anbietern, die in Pressemitteilungen und Artikeln über MoReq2 berichteten, konstatieren, dass es sich dabei zum Teil um Lippenbekenntnisse handelt. Andere Anbieter arbeiten dagegen sehr konkret an der Umsetzung der Funktionalität. Der Einwurf der mangelnden Nachfrage in Deutschland erübrigt sich angesichts der Tatsache, dass Records Management hier kaum bekannt ist. Dies wird sich ändern.
Dr. Ulrich Kampffmeyer
PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH
Geschäftsführer
http://www.PROJECT-CONSULT.com
http://www.doxtop.com/magazines/MoReq2-2008.aspx

admin, June 24th, 2008 um 8:03 pm e:
“DOMEA, MoReq & Co. - Der praktische Nutzung von Normen & Standards für die Schriftgutverwaltung”
Das Bundesarchiv führte am 05.06.2008 in Koblenz eine Informationsveranstaltung für die öffentliche Verwaltung zu Themen von DOMEA, MoReq2 und anderen Standards durch. Die Veranstaltung war mit 82 Teilnehmern sehr gut besucht.
Vera Zahnhausen referierte zum Thema “MoReq und MoReq2″
Vortragstext: http://www.bundesarchiv.de/imperia/md/content/abteilungen/abtb/bbea/02_m...
Präsentation: http://www.bundesarchiv.de/imperia/md/content/abteilungen/abtb/bbea/02_m...
Claudia Völkel referierte zum “DOMEA-Konzept”
Vortragstext: http://www.bundesarchiv.de/imperia/md/content/abteilungen/abtb/bbea/03_d...
Präsentation: http://www.bundesarchiv.de/imperia/md/content/abteilungen/abtb/bbea/03_d...
Interessant ist auch eine Gegenüberstellung von ISO 1549, MoReq2 und DOMEA, die als Poster auf der Webseite veröffentlicht wurde
http://www.bundesarchiv.de/imperia/md/content/abteilungen/abtb/bbea/post...
Weitere Vortragsunterlagen finden sich auf Veranstaltungswebseite: http://www.bundesarchiv.de/service/behoerdenberatung/01664/index.html

admin, June 25th, 2008 um 4:38 pm e:
Semic publiziert MoReq2 als Grundlagendokument
Das EU-Projekt Semic, das die Aufgabe hat, Standards für den Austausch von Informationen zwischen der EC und den Mitgliedern der EU zu definieren, hat auf der neuen Webseite http://www.semic.eu den MoReq2 Standard als eines der Grundlagendokumente für die weiteren Arbeiten publiziert.

admin, September 15th, 2008 um 6:17 pm e:
Master of Science Thesis zum Vergleich von TNA und MoReq2
Philipp Wilhelm, Document Management Officer bei der European Environment Agency in Kopenhagen, Dänemark, hat eine Magisterarbeit mit dem Titel “EDRMS Standards – a critical evaluation of the benefits of superseding national standards with European models focusing on TNA 2002 replacement by MoReq2″ verfaßt. Hierin wird nicht nur auf die Unterschiede zwischen TNA und MoReq2 eingegangen sondern es werden auf Basis von 18 Interviews auch die Zukunftschancen von MoReq2 beleuchtet.
Die Arbeit wurde an der School of Computing, Engineering and Information Sciences, Northumbria University, England, eingereicht.

admin, September 15th, 2008 um 6:26 pm e:
MoReq2 Streitgespräch Kampffmeyer vs. ZöllerAm 09.09.2008 fand bei der SER Solutions eine Diskussion zwischen Dr. Ulrich Kampffmeyer, PROJECT CONSULT, und Bernhard Zöller, Zöller & Partner, statt. Neben den kontroversen Punkten “Konsolidierung des ECM-Marktes” und “ECM auf Ebene des Betriebssystems” wurde als erstes Thema MoReq2 und die MoReq2-Zertifizierung vom Moderator Markus Hartbauer, SER, aufgegriffen. Während Kampffmeyer - als Mitglied des Editorial Board von MoReq2 - ein Plädoyer für MoReq2 hielt, wurde von Zöller MoReq2 als “eine skurrile, EU-bürokratische Geldverschwendung”, “veraltet” und “praxisfernes 1000-seitiges Testskript zur Zertifizierung” abgetan - so die Zusammenfassung durch SER:
http://www.ser.de/ww/de/pub/solutions/presse/content5864.htm
http://www.ser.de/doxis4/kampffmeyer-zoeller-duell.cfm
Das Streitgespräch wurde vollständig aufgezeichnet und kann von der SER-Webseite abgerufen werden:
http://www.ser.de/doxis4/webtv.cfm
Ausschnitt zu MoReq2 und MoReq2 Zertifizierung:
http://www.ser.de/doxis4/webtv.cfm#v

admin, September 21st, 2008 um 11:03 am e:
Vorträge mit Bezug auf MoReq2
IBM ECM Anwenderkonferenz: GRC Governance, Risk Management & Compliance
http://www.project-consult.net/Files/IBM_DMSEXPO_GRC_20090908.pps
DMSEXPO Keynote: Records Management
http://www.project-consult.net/Files/DMSEXPO_Records-Management_20080910.pps

admin, September 21st, 2008 um 11:06 am e:
Records Management & MoReq2 - Ansichten aus der Schweiz
“MoReq2 – Ein europäischer Standard für elektronisches Records Management”. Artikel von Jürg Hagmann, Ausschuss E-Archiv des VSA, und Prof. Dr. Niklaus Stettler, HTW Chur. 2008.
http://www.arbido.ch/userdocs/documents/MoReq2-Arbido-Mai-V05%20FINAL.pdf

admin, September 21st, 2008 um 11:30 am e:
DOMEA 3.0 ? … und MoReq2
Vortrag “DOMEA 3.0? Weiterentwicklung eines Standards” auf dem 6. Microsoft Behördentag, Bonn, 13.11.2007.
http://download.microsoft.com/download/8/3/7/837d3cf9-0673-42d8-805e-1e8...
Hier findet sich auf der letzten Folie die Grafik, die DOMEA im Verhältnis zu MoReq2 (als eingebettet in DOMEA) darstellt.
Dort findet sich auch ein Hinweis auf das MoReq2 “Chapter 0″ (BMI und BArch).
Das Bundesarchiv hatte bereits im Juni einen Vergleich der Standards DOMEA, MoReq und ISO 15489 veröffentlicht.
http://www.bundesarchiv.de/imperia/md/content/abteilungen/abtb/bbea/poster_newsletterformat_5_internet.pdf

Ulrich Kampffmeyer, September 26th, 2008 um 10:59 am e:
Diskussion zu MoReq2 Testkriterien und Zertifizierung
Video-Aufzeichnung der Podiumsdiskussion “ECM kontrovers” zwischen Dr. Ulrich Kampffmeyer, PROJECT CONSULT, und Bernhard Zöller, Zöller & Partner, am 09.09.2008 bei SER Solutions in Neustadt/Wied. Moderation Markus Hartbauer, SER.
Fünf Teile:
1) Sinn und Unsinn von Zertifizierungen (Moreq2)
2) Was kommt nach der Marktkonsolidierung?
3) Schafft die Größe eines Anbieters Sicherheit?
4) Wird ECM Teil des Betriebsystems?
5) Resümee
Hintergrund zu den Diskussionsthemen: http://www.project-consult.net/Files/20080904.pdf, S. 30 -34.
Dr. Ulrich Kampffmeyer
DLM Network EEIG, Worcester
Manager

Ulrich Kampffmeyer, September 26th, 2008 um 11:03 am e:
Kurs zu Records Management & MoReq2 in EnglandAIIM Europe bietet zusammen mit SERCO und dem britischen Nationalarchiv einen zu Kurs zu Records Management & MoReq2 am 27.11.2008 in Slough bei London an:
1-day Educational Conference, Copthorne Hotel, Slough, Thursday November 27th
MoReq2 - the Model Requirements Specification for the Management of Electronic Records - is set to become the de-facto international resource for managers of existing records management systems and those involved in new implementation projects. Published in March 2008, and supported by the EU and the UK National Archives, the revised MoReq guidelines are applicable to the whole of the public sector and to all regulated industries and plcs.
This one-day workshop sets out to improve the understanding of the document, highlight additions and changes from the earlier standard, and provide guidance on how to use it as part of a new procurement or to update an existing roll-out.
The programme for the day is based on independent educational sessions presented by AIIM and guest speakers Marc Fresko from Serco, lead author of the standard, and Richard Blake, Head of Electronic Records at the UK National Archives. These sessions will be interspersed with short sponsor presentations illustrating the new technologies called up in the standard such as XML, electronic signatures, email attachments and distributed access.You will learn:
- What new issues are created for Records Managers by the latest technologies
- What are the changes and extensions in MoReq2 from MoReq1
- How should MoReq2 be used to specify new systems and improve the compliance of existing systems
Places are limited. Price options start at £225.Programm: http://www.rmworkshop.org.uk/delegate/programme.asp
Registrierung: http://www.rmworkshop.org.uk/delegate/registration1.asp
Dr. Ulrich Kampffmeyer
DLM Network EEIG
Manager

Ulrich Kampffmeyer, September 26th, 2008 um 11:27 am e:
Informationsveranstaltung zu MoReq2 in Frankreich
Am 17.10.2008 wird von der Firma Archive17 in Paris eine Veranstaltung mit dem Titel “L’Archivage électronique avec MoReq2″ durchgeführt.
Referentin ist Marie-Anne Chabin (Mitglied des MoReq2 Editorial Board), die bereits MoReq1 in das Französische übersetzte und zur Zeit an der Übersetzung von MoReq2 arbeitet.
Informationen und Anmeldung:
http://www.mag-securs.com/spip.php?article11487
http://www.archive17.fr/content/view/19/37/
Dr. Ulrich Kampffmeyer
DLM Network EEIG
Manager

admin, November 9th, 2008 um 7:47 pm e:
Webseiten der Europäischen Kommission zu MoReq aktualisiert
DLM Forum (deutsch, englisch, französisch)
http://ec.europa.eu/transparency/archival_policy/dlm_forum/index_de.htm
http://ec.europa.eu/transparency/archival_policy/dlm_forum/index_en.htm
http://ec.europa.eu/transparency/archival_policy/dlm_forum/index_fr.htm
MoReq & Moreq2 (englisch)
http://ec.europa.eu/transparency/archival_policy/moreq/
http://ec.europa.eu/transparency/archival_policy/moreq/spec_moreq2_en.htm Moreq & Moreq2 (französisch)
http://ec.europa.eu/transparency/archival_policy/moreq/index_fr.htm
http://ec.europa.eu/transparency/archival_policy/moreq/spec_moreq2_fr.htm

admin, December 19th, 2008 um 6:13 pm et:
DLM Forum Toulouse 2008 Review | MoReq2
Die 5. DLM Forum Konferenz, die alle drei Jahre durchgeführt wird, fand diesmal in Toulouse, Frank-reich, statt. Mit über 400 Teilnehmern, einem knapp dreitägigen Programm mit parallelen Sitzungsreihen und zahlreichen aktuellen Vorträgen konnte die Konferenz in Toulouse an die vorangegangenen in Brüssel, Barcelona und Budapest anknüpfen. Die diesjährige Veranstaltung wurde von französischen Nationalarchiv, der französischen Regierung und der Europäischen Kommission ausgerichtet.
Zu MoReq2 gab es auf der Konferenz zahlreiche Neuigkeiten:
• Das DLM Forum hat ein MoReq2 Governance Board eingerichtet, zu dessen Aufgaben die Weiterpflege, die Prüfung von Übersetzungen und „Chapter 0“, die Bewerbung und die Kontrolle der Rechte an MoReq2 gehören. Leiter des MoReq2 Governance Boards ist Martin Waldron, Inform-Consult, England. Zu den Mitgliedern gehören Vertreter von Nationalarchiven, Beratungsunternehmen, der Europäischen Kommission, Records-Management-Software-Anbieter und des DLM Network EEIG.
• Auf der DLM Forum Mitgliedersitzung wurde der Vertrag mit dem ersten akkreditierten Testcenter zur Durchführung der MoReq2-Conformance-Tests unterzeichnet. Das deutsche Unternehmen imbus AG ist bereits mit ersten Anbietern zur Durchführung der Tests im Gespräch. Zukünftig sollen weitere Testcenter akkreditiert werden.
• Die ersten Übersetzungen von MoReq2 wurden vorgestellt. So haben die französischen Archive den Text und die Anhänge übersetzt und einen Entwurf für das „Capter Zero“ veröffentlicht. Inzwischen liegen auch Übersetzungen in Russisch und Koreanisch vor. Zahlreiche weitere Übersetzungen, z.B. in die katalanische, polnische, tschechische, portugiesische, rumänische, spanische, ungarische und slovenische Sprache sind in Arbeit. Für die deutsche Übersetzung soll nun eine gemeinsame Initiative verschiedener Institutionen und Organisationen aus Deutschland, Österreich und der Schweiz ins Leben gerufen werden.
In den zahlreichen Vorträgen zum Thema Archivierung und Records Management wurden die verschiedenen Ansätze auf internationaler Ebene (ICA International Council on Archives) und europäische Initiativen (DLM, DPE u.a.) auch mit Fragen der Kompatibilität und Redundanz von Vorhaben konfrontiert.
Die Ergebnisse der Konferenz wurden in einer Abschlusserklärung veröffentlicht:
DLM Forum: Conclusions in Englisch
http://www.project-consult.net/Files/Achievements%20and%20new%20directio...
DLM Forum: Conclusions in Französisch
http://www.project-consult.net/Files/DLM%20Conference%20Conclusions%20FR...
Besonderes Interesse fand der Vortrag von Marc Fresko, SERCO, zum aktuellen Stand von MoReq2:
Marc Fresko: MoReq2 and how to use it
http://www.project-consult.net/Files/moReq2%20and%20how%20to%20use%20it%...
Der Vortrag von Dr. Kampffmeyer zu den Marktuntersuchungen in Deutschland, Österreich und der Schweiz in den Jahren 2007 und 2008 steht als PDF und als Powerpoint zur Verfügung:
Ulrich Kampffmeyer: RM Market Studies DACH 2007/2008 (PDF)
http://www.project-consult.net/files/20081211_DLM%20Forum_RM_Market%20St...
Ulrich Kampffmeyer: RM Market Studies DACH 2007/2008 (PPS)
http://www.project-consult.net/files/20081211_DLM%20Forum_RM_Market%20St...
Die Keynote von Ulrich Kampffmeyer, „Breaking the Barriers of Traditional Records Management“ steht ebenfalls als PDF und PPS zum Download bereit:
Ulrich Kampffmeyer: Breaking the Barriers of Traditional Records Management (PDF)
http://www.project-consult.net/files/20081212_DLM%20Forum_Breaking%20the...
Ulrich Kampffmeyer: Breaking the Barriers of Traditional Records Management (PPS)
http://www.project-consult.net/files/20081212_DLM%20Forum_Breaking%20the...
Zum provokanten Vortrag von Ulrich Kampffmeyer entspann sich bereits auf der Konferenz eine lebhafte Diskussion:
ICA Flying Reporters @ DLM Forum: A Tale of Two ERMS Specifications
http://icadlm.wordpress.com/2008/12/13/a-tale-of-two-erms-specifications/

admin, December 19th, 2008 um 6:16 pm e:
Französische Übersetzung von MoReq2 (Dezember 2008)MoReq2 Requirements (Exigences types pour la maitrise de l’archivage électronique) Archives de France, Dezember 2008, PDF 1,6 MB
http://www.project-consult.net/files/MoReq2_FR.PDF
MoReq2 Requirements Annexes (Exigences types pour la maitrise de l’archivage électronique) Archives de France, Dezember 2008, PDF 1,7 MB
http://www.project-consult.net/files/MoReq2_FR_Anhang.PDF MoReq2 Chapter 0 Archives de France, Dezember 2008, PDF 1,4 MB [noch nicht vom MoReq2 Governance Board geprüft]
http://www.project-consult.net/files/MoReq2_FR_Chapter_0.PDF

2007

Frank Müler, September 12th, 2007 um 10:07 pm e:
Sofern der Begriff des Record mit dem deutschen Dokument gleicht, was bleibt dann für die Primärdaten? MoReq definiert Record wie folgt:
Document(s) produced or received by a person or organisation in the course of business, and retained by that person or organisation.
Ähnlich wird auch im TNA argumentiert. Dementsprechend erscheint das Record als Container-Objekt, welches zusammengehörige Primärdaten enthält bspw. eine Email mit einem Attachment = 1 Record mit 2 Dokumenten.
Das Dokument als Container-Objekt existiert bei einigen DOMEA-Produkten (und sicher auch anderen DMS), dabei wird dem Terminus zumeist der Name des Softwareunternehmens mitgegeben bspw. VIS-Dokument.

admin, September 13th, 2007 um 6:15 pm e:
Hallo Herr Müler,
ein paar kleine Antworten auf Ihren Beitrag:
a) Der Begriff “Record” ist leider nicht hundertprozentig identisch mit dem deutschen Begriff “Dokument”. Andernfalls müßte man auch nicht den Begriff “Records Management” erst in Deutschland einführen sondern könnte sich mit dem Begriff “Dokumentenmanagement” bescheiden … Kern der Unterscheidung ist der, dass aus “documents” im angloamerikanischen Sinne nicht unbedingt “records” werden müssen. Da MoReq (und verstärkt auch MoReq2) auch den dynamischen Teil des Records Managements abdecken, bevor es zu einer “Archivierung” oder zum “Einfrieren als unveränderliche Aufzeichnung” kommt, ist es zukünftig erforderlich, noch mehr zwischen Dokumenten und Records zu unterscheiden. Wie mit diesen Begriffen umzugehen ist, müßte sich auch im nationalen “Chapter Zero” niederschlagen.b) Der Begriff “Container” kann in diesem Zusammenhang mißverstanden werden. Zunächst besteht eine Record immer aus einem Set von Metadaten und dem eigentlichen Inhalt. Diese Inhaltskomponente eines Informationsobjektes kann selbst wieder beliebigt tief geschachtelt, zusammengebaut und kombiniert sein. Auch ist die Frage der Speicherung der Metadaten zusammen mit der Inhaltskomponente bei vielen DMS-, RM- und Archivsystemanbietern noch nicht State-of-the-Art. Um sich nicht im Begriffswirrwar zu verzetteln, ist des daher wahrscheinlich sinnvoller, einmal von der Record als Informationsobjekt und zum anderen von Containern zu sprechen, die z.B. ein Dokumentobjekt oder sogar einen Vorgang repräsentieren können. Besonders bei DOMEA spielt die “feine” Unterscheidung ein wichtige Rolle. Zwischen TNA und MoReq wird es dagegen wenig Probleme geben, da MoReq2 sehr von TNA beeinflusst ist. Ähnliche Konzepte für Informationsobjekte gibt es auch im OAIS und auch in Deutschland hatte sich die Sparkassenfinanzgruppe mit ihren Informationsobjekten auf einen ähnlichen Ansatz schon Anfang der 90er Jahre fokussiert.
Inzwischen liegt auch das zukünftige Datenmodell für die Informationsobjekte in MoReq2 vor. Es orientiert sich einerseits an der ISO 23081, geht aber bei vielen Attributen darüber hinaus.Ihr Beispiel mit der E-Mail ist dagegen noch getrennt zu werten, denn je nach Sachzusammenhang kann auch ein Attachment zu einer eigenständigen Record werden. Durch die Kombination mit E-Mail-Management-Software kommt es häufig schon zu einer Herauslösung von Attachments im Rahmen einer Single-Instance-Speicherung. Das “logische Konstrukt” einer Record als zusammenhängendes Informationsobjekt findet hier in der Speicherung als “physisches Konstrukt” keine Entsprechung. Aufage der Software udn der MEtadaten ist es, die Zusammenhänge persistent zu wahren.
Ich werde hierzu auch noch einmal einen Blick in Version 3 des Entwurfs werfen und Marc Fresko auf die von Ihnen aufgeworfene Problematik ansprechen.
Dr. Ulrich Kampffmeyer
Member of the MoReq2 Editorial Board

Frank Müller, September 15th, 2007 um 9:55 am e:
Objekthierarchie DOMEA
Sehr geehrter Herr Dr. Kampffmeyer,
Ihre Ausführungen beschreiben das terminologische Dilemma in Deutschland. Die Übersetzung der ISO 15489 entspricht zwar der deutschen Begrifflichkeit integriert jedoch nicht vollständig die Inhalte der ursprünglichen englischen Terminologie. Records Management ist nun einmal nicht äquivalent zu Schriftgutverwaltung.
Bezüglich des Dokumentenbegriffs in DOMEA. Das Dokument wird nach dem Glossar des DOMEA-Organisationskonzepts 2.1 als Zusammenfassung zusammengehöriger Primärdaten und der zugehörigen Metadaten beschrieben. Der Terminus entspricht somit faktisch dem Record-Begriff. DOMEA wollte damit den Brückenschlag zum papiernen Brief, der aus einem Anschreiben und einer X-Anzahl von Anlagen besteht, schlagen.
Der Vorgang jedoch stellt die Zusammenstellung aller Dokumente einschließlich deren Metadaten, im behördlichen Geschäftsgang mind. Eingang, internes Schreiben, Ausgang, zu einem Geschäftsfall, einer Einzelmaßnahme dar. Hinzu kommen die Prozessinformationen, welche die Informationen über erfolgte Zeichnungsverfahren enthalten. Der Vorgang enthält somit eine X-Anzahl an Dokumenten (X-”Pakete”zusammengehöriger Primärdaten und das “Paket” beschreibender Metadaten) sowie vorgangsbezogene Metadaten. Neben den Metadaten kommen die Prozessinformationen hinzu, welche den Geschäftsgang der Vorgänge offenlegen. Insofern erscheint der Vorgang eher äquivalent zum “Part” der englischen Terminologie resp. dem “Geschäft” der schweizerischen Begrifflichkeit.
Zusammengehörige Vorgänge, also Einzelmaßnahmen zu einem bestimmten Sachverhalt ergeben dann entsprechend DOMEA die Akte, was dem “Folder”, MoReq spricht von “File” der englischen resp. dem “Dossier” der schweizerischen Terminologie entsprechen würde.
Am einfachsten wäre es, wenn sich in Deutschland nicht nur auf akademischer Ebene die internationale Terminologie durchsetzen würde. Denn Record beschreibt die Medienunabhängigkeit treffender als der Begriff Dokument.

admin, September 16th, 2007 um 3:26 pm e:
Hallo Herr Müller,
wir sind uns glaube ich einig, dass es keine vernünftige Übertragung des Begriffes “Records Management” in das Deutsche gibt. Ich benutze daher Records Management für sich alleinstehend auch im Deutschen, mit der Erklärung, dass eine Record unserem Dokument-Begriff nahekommt, genaugenommen alle aufbewahrungspflichtigen und aufbewahrungswürdigen Aufzeichnungen bezeichnet.Der “Dokument”-Begriff wandelt sich in der elektronischen Welt auch immer mehr zum “Informationsobjekt”, bei dem Metadaten, Referenzen und beliebige Inhaltskomponenten zusammengeüfhrt sich und zu einem definierten zeitpunkt ein in sich geschlossenes, authentisches und integres Objekt in einem elektronischen System bilden. Der Dokument- wie auch der Record-Begriff definieren sich niczht durch technische Eigenschaften sondern durch den Inhalt und den Rechtscharakter. So wird auch aus Content oder einem Media Asset ein Record.
Den Begriff “File” übersetze ich ungern mit “Akte”, da unter einer Akte im Deutschen sehr unterschiedliche Dinge verstanden werden. Hier benutze ich die Übertragung “Ordner”. Der schweizer und französische Begriff Dossier wird sich nicht in Deutschland einführen lassen. Technisch gesehen sprechen wir bei PROJECT CONSULT für die Zusammenführung von Daten, Dokumenten und Referenzen von “virtuellen Akten”, die allerdings nicht mit einem Vorgang oder einer Akte nach DOMEA gleichgesetzt werden können (siehe z.B. http://www.project-consult.net/Files/Virtuelle%20Akte%20200706.pdf).Sicher wird sich am Rande der MoReq2-Roadshow auch die Möglichkeit ergeben, solche terminologischen Fragen eingehend zu diskutieren.
Mit freundlichen Grüßen,
Dr. Ulrich Kampffmeyer

admin, October 16th, 2007 um 10:35 am e:
MoReq2 Entwurf bei der Europäischen Kommission vorgelegt
Die letzte Entwurfsversion (Version 3; nicht öffentlich verfügbar) wurde heute bei der Europäischen Kommission und beim DLM Forum vorgelegt. Damit steht der Verabschiedung des MoReq2 Standards in diesem Jahr nichts mehr im Wege. Auch die Testverfahren und -kriterien für die Zertifizierung von Records-Management-Software-Produkten, die von der Imbus AG entwickelt werden, liegen noch dieses Jahr vor. Damit wurde in kürzester Frist ein europäischer Standard für die elektronische Schriftgutverwaltung entwickelt. Weit über hundert Mitarbeiter udn Kommentatoren reichten mehrere tausend Ergänzungs- und Änderungsvorschläge ein.

Vigi Gurushanta,November 6th, 2007 um 7:10 am e:
Appreciate if you can send a copy of the MoReQ2 standards when it is published to the above email.
Thanks

admin, November 10th, 2007 um 3:16 pm e:
Hello Vigi,
the final version of the standard will be published by
- European Commission: http://ec.europa.eu/transparency/archival_policy
- DLM Forum: http://www.DLM-Network.org
- PROJECT CONSULT: http.//www.moreq2.de
I’ll send you a notification, when it is published. The current version 4 is already very stable.
Dr. Ulrich Kampffmeyer
Member of the MoReq2 Editorial Board

admin, December 10th, 2007 um 7:31 pm e:
Die Ergebnisse des DLM-Forums in Lissabon, 22./23.11.2007, sind jetzt online:
http://dlmforum.typepad.com
Eine kleine Linksammlung findet sich in den Quellen.

admin, December 10th, 2007 um 7:36 pm e:
Auf der DLM Forum Konferenz entwickelte sich eine Diskussion zu Umfang und Tiefe des MoReq2 Standards. Hier die offizielle Stellungnahme des MoReq2 Autors:
http://dlmforum.typepad.com/Open_letter_to_Rory_Staunton.pdf

Zuletzt aktualisiert am 15.03.2012. Autorenrechte.
Persistente URL: http://www.project-consult.de/ecm/records_management/diskussion

Kommentare

DLM Foundation: neue Richtlinie für Publikationen

Das DLM Forum hat im Juni 2012 eine neue Richtlinie für Veröffentlichungen herausgegeben: „DLM Forum: Publications Policy“ ( http://bit.ly/NyO4jN ). Hiernach ist es nicht mehr erlaubt, Publikationen des DLM Forum, besonders zu MoReq2010(R) "Modular Requirements for Records Systems", auf anderen Servern zur Verfügung zu stellen. Es soll nur noch der offizielle Download auf der Webseite des DLM Forum ( www.DLMforum.eu ) benutzt werden. PROJECT CONSULT hat alle MoReq2010(R)-Dokumente einschließlich der Entwürfe und Diskussionsstände von ihrer Webseite entfernt. Sollte es Ihnen nicht möglich sein, auf diese Webseite und die Dokumente zuzugreifen, benutzen Sie bitte einen Proxy-Server.
Die Verwendung von Namen, Logos, Texten und Grafiken aus MoReq2010(R) wurde stark reglementiert. Sie ist auf kommerziellen Seiten und bei kommerziellen Veranstaltungen nur nach vorheriger Genehmigung und entsprechender Lizensierung möglich. Im Gegensatz zu MoReq(R) und MoReq2(R) hat die Europäische Kommission keine Rechte an MoReq2010(R). Diese liegen ausschließlich bei der DLM Foundation (damit ist MoReq2010(R) auch kein offener Standard der Europäischen Union mehr). PROJECT CONSULT verzichtet daher ab 1.8.2012 auf jegliche Benutzung von geschütztem MoReq2010(R) Material. Wenn Sie Interesse an diesem Standard haben, besuchen Sie bitte eines der lizensierten MoReq2010(R)-Seminare in England. Wir bitten hierfür um Verständnis.
Die Webseite www.MoReq2.de wurde geschlossen, archiviert und auf das DLM Forum umgeleitet. PROJECT CONSULT wird aber weiterhin den MoReq2(R) Standard für Informations- und Ausbildungszwecke nutzen. Dieser unterliegt einer Lizenz der Europäischen Kommission, wurde von PROJECT CONSULT mitentwickelt und ist von Dr. Ulrich Kampffmeyer als Mitglied des Editorial Committee mit herausgegeben worden. MoReq2(R) ist im Gegensatz zum technisch orientierten MoReq2010(R) besser in der Lage, die fachlichen Anforderungen von Anwendern darzustellen. Für MoReq2(R) gibt es auch seit 2009 ein zertifiziertes Produkt (Fabasoft). Für MoReq10(R) war bis zum August 2012 noch kein Produkt zertifiziert.
Unserer Meinung nach hat MoReq2010(R) seine Chancen verpasst, ist zu spät und zu komplex. Besonders die neuen Maßnahmen zur Restriktionen der Verbreitung von MoReq2010(R) tragen nicht dazu bei, aus MoReq2010(R) einen Erfolg zu machen. In Deutschland wird MoReq2010(R) keine Bedeutung erlangen, da wir hier mit eigenen Standards "beschäftigt" sind, z.B. Organisationskonzept elektronische Verwaltungsarbeit. Da MoReq2010(R) keine qualifizierte elektronische Signatur kennt, kein Nachsignieren kennt, kein De-Mail kennt, keine Aktenkennzeichen für auf Dokument-Ebene bildet, usw. ist ein Einsatz von MoReq2010(R)-Lösungen in der öffentlichen Verwaltung in Deutschland nicht zulässig. Ob diese Anforderungen in Deutschland alle sinnvoll sind, ist eine ganz andere Frage.
 
Dr. Ulrich Kampffmeyer
[Hinweis: MoReq(R), MoReq2(R) und MoReq2010(R) sind geschützte Warenzeichen der DLM Foundation:  http://bit.ly/NyO4jN ]

Update on MoReq2010 - one week after the “Launch”

There have been quite a lot of discussions and critique on Twitter, Facebook and other platforms about the “Launch” or as somebody named it, the “Escape of MoReq2010 from the DLM Forum”. There were only few “official” activities. Most of the information was distributed ad hoc and by private or company accounts.
In the meantime a some more details and information about MoReq2010 have been published by the DLM Forum itself:
The download page on MoReq.Info has been updated: http://t.co/A1sV65z .
A special page informs - not only for “expert”s - about the specialities of MoReq2010 - called “Nuggets”: http://bit.ly/lukMz6 .
A discussion page was established to concentrate all questions, comments and proposals to one site: http://t.co/bD9vdOY

MoReq2010 was published on June 6th, 2011

The first MoReq2010 specifiacation, “Modular Requirements for Records Systems”, Volume 1, Core Services & Plug-in Modules, was published June 6th, 2011.
Direct downlaod: http://icio.us/AlKeJu .
In the future the specification and additional information will be available via the web pages: http://www.MoReq2010.eu and http://www.MoReq.info .
The meaning of the acronym MoReq was changed to meet the more modular approach. The MoReq2010 specifiacation has 520 pages (and is not shorter than MoReq2 …). There will be further modules and a training programme available soon. Products and installations can be tested and certified starting later this year.
The press release can be downloaded here: http://www.project-consult.net/files/MoReq%202010%20Core%20Module%20Anno... .
First critique on Twitter about #MoReq2010 - “my name is not included in the acknowldgements list” … more substantial critique will come later.

PRESS RELEASE

MoReq2010® Core Services Publication  Addresses International Records
Management Requirements

Pan European Collaboration Produces Practical International Standard for Public and Private Sector Needs.

6th June 2011, Brussels, Belgium – The DLM Forum, a European Commission sponsored body, today announced the publication of the Core Services and Plugin Modules for the Modular Requirements for Record Systems (MoReq2010®) specification for electronic records management systems (ERMS). This follows two successful public consultations that attracted comments from almost two hundred individuals. There has also been a wide range of detailed and challenging feedback from other influential sources including the European Commission Experts’ Review Group and input from suppliers and industry associations.
“Comments from leading experts in the field of Records Management, who have had early sight of the draft, are very encouraging. They see the resulting MoReq2010® requirements for Core Services and Plug?in Modules meeting a much needed generic International Records Management requirement addressing both public and private sector needs at both corporate and sector/application levels”, commented Martin Waldron, Chair of the MoReq Governance Board.
Jon Garde, the author of MoReq2010®, working closely with the MoReq2010® project team has reviewed and taken account of the considerable amount of input received from the various sources.
The result is a much improved standard. The modular approach espoused in the draft, announced in December 2010, has been retained and the intervening time has been used to refine the requirements and its underlying information model. This has allowed them to be made both less complex and less prescriptive, whilst retaining the quality outcomes envisaged in the original draft. A new innovative service based architecture has been introduced and this is the platform that the new core requirements have been based upon.
Jef Schram, of the European Commission commented “The MoReq2010® project has proven to be an exciting and challenging project for the DLM Forum. The European Commission has encouraged and supported the DLM Forum throughout the project; and congratulates the MoReq2010® project team with the publication of the MoReq2010® Core Module this month. The project has greatly profited from the active participation of members and the wide range of comments made during the public consultation phases. MoReq2010® moreover fully takes account of the views of the European Commission’s Experts’ Review Group. MoReq2010® addresses the need for a wider adoption of credible records management approaches in both the public and private sectors.”
A further major introduction, in response to feedback, is the addition of concordance text for each chapter, explaining the key concepts upon which each of the core services is based. This addition adds real value to the document, assisting developers to design and implement technically compliant solutions; and will assist practitioners in
understanding the philosophy behind each concept. The document therefore has gained a significant educative aspect.
During the MoReq2010® project particular focus has been placed on analysing and referencing key international standards. This enables the DLM Forum to legitimately claim their work accords with those standards and provides a means by which those standards can be measured and implemented. MoReq2010® is a new standard which will underpin the International Council on Archives (ICA) requirements and specifically addresses the challenge posed by ICA Module 3, to foster the development of technical solutions to introduce an appropriate measure of record management functionality into all business systems.
Gavin Siggers, Director of ARMA European Region, added, “ARMA and its members, particularly from the European Region, have actively participated in and followed the development of MoReq2010®.
Our series of MoReq webinars have been very well received with high volumes of participants across the globe. Having read a pre-release extract, I believe the standard to take a fresh and stimulating approach (in content and structure) to address many challenges facing the RIM industry and its consumers. I expect that MoReq2010® will be far reaching in its industry audience and its impact. I look forward to continued collaboration between the DLM and ARMA Europe to support its dissemination amongst our members and the wider information management community.”

MoReq in 2011

The next few months will see the launch of consultation periods for the first extension modules and commencement of the first system testing for the core services. This will form the test bed for the testing scripts prior to publication.

The formal launch of the first series of extension modules for MoReq2010® will take place at the DLM Triennial Conference in Brussels in December 2011. There will also be further announcements on the two main supporting programmes in the next few months:

  • Publication of the Testing Group’s Test Centre Accreditation procedures and Certification processes.
  • MoReq2010® Training Programmes which are to be scheduled through National Archives and training organisations across Europe.

Links:
MoReq2010® site: www.moreq2010.eu
DLM Forum: www.dlmforum.eu

About the DLM Forum:

The DLM Forum was created though an initiative of the European Commission in 1997 with support from the public archives of European Union member states. Until 2002 the DLM Forum was an inter-disciplinary cooperative effort led by the EU member states and the European Commission.
Subsequently, the DLM Forum has evolved to become a wider community of interested parties in archive, records, document and information lifecycle management throughout Europe.
From the third triennial conference in Barcelona in 2002 the DLM Forum has been an independent body and attracted members from both the public and private sector. It now includes suppliers, end
users, consultants, regulatory bodies and associations. The DLM Forum is well established as an influential European centre, setting standards and guidelines within the disciplines of electronic
information archiving and management.

MoReq 2010 & DoD 5015.2 - ein Kommentar auf PROJECT-CONSULT.de

Auf unserer Homepage haben wir einen Kommentar zum Beitrag von Alan Pelz Sharp “Moreq2010 a DOD5015 slayer?” ( http://bit.ly/jsFtzX9 ) veröffentlicht: “MoReq 2010 ist noch nicht offiziell veröffentlicht …” ( http://bit.ly/iqaEth ).

MoReq 2010 ist noch nicht offiziell veröffentlicht …

Heute, an Bob Dylans 70sten Geburtstag, ist MoReq2010 immer noch nicht offiziell veröffentlicht. Wie heißt es so schön bei Bob Dylan - Tomorrow is a long Time. Aber die Diskussion um MoReq2010 weitet sich aus. Jeder redet jetzt mit.

Nach dem Bericht von James Lappin zu den Vorträgen auf dem DLM Forum in Budapest am 12.05.2011 (http://icio.us/fil8oY) machte sich zunächst Enttäuschung breit, da der angekündigte Veröffentlichunsgtermin nun zum zweiten Mal verschoben wurde. Auf Basis des Vortrages von Jon Garde, Autor von MoReq2010, fasste James Lappin die wichtigsten Neuheiten zusammen.

Nur darf man dabei nicht vergessen, dass es gerade diese Neuheiten von MoReq2010 sind, die die Abnahme und Veröffentlichung der neuen Spezifikation behindern. MoReq2010 bricht an vielen Stellen mit der herkömmlichen Auffassung von Records Management, noch mehr sogar mit der Auffassung von Schriftgutverwaltung. Damit wird nicht nur der Migrationspfad von MoReq2 zu MoReq2010 unterbrochen sondern auch die Positionierung von MoReq2010 im Verhältnis zu älteren Standards wie ISO 15489 oder DoD 5015.2 aber auch zu neuen Standards wie ICA-Req, ISO 16175 und ISO 3030x nicht einfacher. Auch wenn es nicht ein vollständiges ” Breaking the Barriers of Traditional Records Management ” geworden ist, sind die Ansätze sehr “modernistisch” und orientieren sich eher an Softwarefunktionalität als an herkömmlichen Schriftgutverwaltungsprinzipien. Es geht mehr in Richtung “virtuelle Akte” denn “Aktenplan”. Mit Ansätzen wie SOA und ersten Gehversuchen in Richtung 2.0, Cloud und Mobile entwickelt sich eine neue Perzeption von Records Management, die allerdings noch nicht konsequent zu Ende geführt wurde. Dennoch setzt MoReq2010 die akademische Welt des Records Managements unter Druck, von den Archivaren ganz zu schweigen. Und dies ist letztlich auch eine der Ursachen, warum aus “2010″ nun “Mitte 2011″ - im günstigsten Fall - werden wird.

Interessant ist, welche Bedeutung mit einem Mal MoReq2010 in den USA zugemessen wird - wenn man die Diskussion auf Twitter als Masstab nimmt. Alan Pelz-Sharpe vom Analystenunternehmen “Real Story Group” hat einen Blogbeitrag unter dem Titel ” Moreq2010 a DOD5015 slayer? ” die These aufgebracht, dass MoReq2010 das Zeug hat, den US-amerikanischen Records Management Standard DoD 5015 abzulösen. Der DoD 5015.2 wird von zahlreichen Herstellern unterstützt, weil er in vielen Ausschreibungen in den USA gefordert wird. Er gilt nicht nur beim Militär als Beschaffungsvoraussetzung für Records-Management-Software sondern ist in etwa der internationale “defacto” Standard an dem sich viele Anbieter orientieren. Pelz-Sharpe hält den DoD Standard jedoch für sinnlos, da er zwar von den Anwendern gefordert wird aber in den Lösungen nicht implementiert wird (.. hatten wir dies nicht in Deutschland auch mit DOMEA und DOMEA 2.0?). Pelz-Sharpe sieht daher Chancen für praxisnähere MoReq2010. Dies würde jedoch voraussetzen, dass MoReq2010 auch schnell in der öffentlichen Verwaltung akzeptiert, möglichst in regulativen Vorgaben festgeschrieben und von zahlreichen großen Anbietern wie Microsoft, Google, IBM, Facebook, Salesforce.com, HP, Oracle, Cisco, SAP, Apple, Amazon etc. - um die Zukunft von Records Management provokativ auszuleuchten - umgesetzt wird. Angesichts der vielen amerikanischen Software- und Dienstleistungs-Anbieter wird hier ein europäischer Standard nicht gerade auf Begeisterung stossen. Und auch bei MoReq und MoReq2 hat sich die Europäische Kommission nicht bewegen lassen MoReq auch nur als Empfehlung in irgendeiner Direktive einmal zu erwähnen.

MoReq2010 befindet sich so gesehen in einer sehr kritischen Situation, in einem Dreieck der Desorientierung: (1) nicht voll akzeptiert von herkömmlichen Archivaren und Records Managern in den meinungsbildenden Organisationen, Verbänden und Institutionen, (2) von Anwendern außerhalb der Records-Management-und-Archiv-Welt als nicht relevant betrachtet, und (3) von den massgeblichen Softwareanbieter als zusätzliches Hindernis, Kostentreiber (Zertifizierung), Ausschreibungs-Tickmark und Technologiebremse eingeschätzt. Am Einfachsten wäre es, MoReq2010 würde in einer europäischen Richtlinie (Directive) und daraus folgend in allen natioanlen europäischen Gesetzen als Pflichtvorgabe verankert wo immer es um die Aufbewahrung wichtiger Informationen geht - und zwar über den derzeitigen Begriff eines “Record” hinaus. Wir brauchen eine möglichst international anerkannte und Masstäbe auch außerhalb Europas setzende “Lex MoReq”!

Der für das DLM Forum in Budapest angekündigte und leider geplatzte Launch von MoReq2010 macht die Situation nicht einfacher. Auch wenn jetzt hie-und-da in Insider-Kreisen die Diskussion hochbordet so ist das gesamte Umfeld von Records Management eher als inzestiös anzusehen. Dabei liegt in einer offenen, von jedem, im Büro wie auch im Privaten einsetzbaren Informationsverwaltung die die Grundideen des Records Management und der Archivierung in die Welt des ungebremsten, unkontrollierten Informationswachstum trägt ein Riesenchance. Nur ob diese mit Initiativen wie MoReq aber auch den laufenden ISO-Standardisierungen zum Records Management erfolgversprechend vorangebracht werden kann ist eher unwahrscheinlich Vorreiter wie Steve Bailey schreiben sich schon seit Jahren die Finger wund. Was wir brauchen ist ein Records Management im Untergrund, dass niemand sieht, und das automatisch sich um die Erschließung und Bewahrung wichtiger Informationen kümmert. Alles was wir hier heute an neuer Software sehen - Dropbox, box.net, Sharepoint, Amazon, etc. - ist nur ein erster Schritt in diese Richtung.

Records Management muss den Schritt in die Zukunft jetzt tun oder es wird untergehen. Dabei geht es nicht darum die Endung “2.0″ an den Begriff “RM” zu hängen - es geht darum die Prinzipien neu zu überdenken und sich der moderne Technologie als Hilfsmittel zu bedienen - und nicht diese mit dem Nachbau altertümlicher, überkommener Konzepte zu vergewaltigen. Diesen Schritt zu tun wird uns nicht mit MoReq2010 gelingen - vielleicht erst mit einer Version danach, die nicht mehr von einem Gremium kommt sondern als Basisfunktion einfach auf Ebene von Betriebssystemen und Datenbanken eingebaut ist. Sozusagen “Embedded Records Management - everytime everywhere and for everybody”!

MoReq 2010 ist noch nicht offiziell veröffentlicht … | Ulrich Kampffmeyer | http://www.project-consult.de/ecm/in_der_diskussion/moreq_2010_ist_noch_...

Update und laufende Diskussion zu MoReq 2010, 23.05.2011

Auch wenn MoReq 2010 immer noch nicht veröffentlicht ist, reisst die Diskussion nicht ab. Alan Pelz-Sharpe von “Real Story Group” geht heute sogar soweit zu fragen, ob MoReq2010 den ameriknaischen Standard DoD 5015 ablöst: http://bit.ly/jsFtzX

Moreq2010 a DOD5015 slayer?, 23-May-2011

As subscribers to our research know only too well, standards in the world of document and records management are a bit thin on the ground, and those that do exist are often cumbersome and unwieldy. As a result, few buyers of document and record management systems (ECM) pay much attention to them.

This is particularly the case in the world of Records Management, where the US Military DOD5015 standard has long held sway — at least in theory. Vendors claim DOD5015 compliance, but in reality few organizations actually use the systems in a DOD5015-compliant manner. It’s an over-arching standard that demands a particularly complex and cumbersome working methodology, one that might be applicable in an agency like the CIA or MI5, but makes little sense anywhere else.

In practical terms,

Vendors pay handsomely to certify themselves against DOD5015
Buyers insist that any RM products they buy are thus certified, then
Nobody actually uses the product in a standards-compliant manner
Bottom line, it’s a complete waste of time.

Yet here’s the twist in this sad tale: RM implementations should be standards compliant. Of all content management disciplines, RM is the most in need of a standardized method of working — If for little other reason that records last a long time, go through multiple pairs of hands over their lifecycle, and can get consolidated with multiple disparate data sets.

Well there may be hope on the (distant) horizon, since after two failed attempts, the European Union-backed Moreq 2010 standard is emerging as a potential DOD5015 slayer. Slayer because it does what it’s supposed to do and no more. It’s a standard that tells you what you must do, but not how to do it, or for that matter where to do it. In fact with this new standard, you may potentially even have your own internal RM program certified, rather than the standard simply being restricted to a particular vendor’s software solution. This is a huge change in direction, and one that I certainly welcome.

Some basic factoids about the new standard:

It has been quite radically simplified from the previous version
The concept of a primary classification has been dropped in favor of a more flexible approach
It accepts of a modular, SOA (Service Oriented Architecture) structure for an RM system
Each of these bullets deserve serious discussion and analysis that cannot be provided in a blog post, but I can summarize that the new specification both simplifies and allows far more flexibility in your implementations and vendor selections. With this new approach to RM there is no need for a monolithic RM system.

To be clear, it is you the user of RM systems that either comply, or not, with any particular regulation, not the system itself. Likewise just to be super clear, Moreq2010 has yet to be tested in the field, and suppliers and end users have yet to actually adopt it, since it’s brand spanking new.

Similarly it’s important to note that Moreq2010 will not in and of itself be a panacea for RM. RM is going through a very difficult period of change, much of it depicted by extreme denial. The onslaught of digital records, cloud computing, the importance of email, the proliferations and chaos of shared drives, the emergence of social media, and a general lack of core IT skills have had a dramatic and largely negative impact on the world of RM.

Moreq2010 at least is an attempt to move the discussion forward, and could significantly shift the ground rules. Whether it is actually adopted enthusiastically or not, Moreq2010 will help to fire a much needed debate.

Zitiert von http://www.realstorygroup.com/Blog/2162-Moreq2010-a-DOD5015-slayer

Comments on the announcements at the DLM Forum on MoReq2010

James Lappin gives a report about the presentations at the DLM Forum: http://icio.us/fil8oY

“I attended the DLM Forum meeting in Budapest last week (May 12 and 13) at which Jon Garde announced that the core requirements of the MoReq 2010 specification had been finalised and would be published as a PDF on the DLM forum website within the fortnight following the meeting. It was possible that it might also be issued as a hard copy publication later in the year.
How the final version of the MoReq 2010 core requirements differs from the consultation version issued late last year
Jon Garde described the changes to the core requirements of MoReq 2010 since the
consultation version was released late in 2010. These changes included the adoption of a service orientated architecture for MoReq 2010, the dropping of the notion of a primary classification, and a reduction in the number of requirements.
# Adoption of a service orientated architecture model
All the requirement in the MoReq 2010 core requirements have been bundled into ten services. A MoReq 2010 compliant system will be capable of offering up its functionality as services, that could be consumed by one or more other information systems within the organisation.
For example several records systems within an organisation could all consume the classification service of one MoReq 2010 compliant system, enabling the organisation to hold its fileplan in one place whilst having it used by several systems.
A MoReq 2010 compliant system must possess the capability to provide ten services:
# a records service (the capability to hold aggregations of records)
# a metadata service (the capability to maintain metadata about objects within the system)
# a classification service (the capability to hold a classification, to apply it to aggregations of records, and to link headings within the classification to retention rules)
# a disposal service (the capability to hold retention rules, and to dispose of records in accordance with retention rules)
# a disposal hold service (the capability to prevent the application of a retention rule to a record, for example because the record is required in a legal case)
# a search and report service (the capability to retrieve and present records and metadata in response to queries)
# a user and groups service (the ability to maintain information about people and groups that have permissions to use the system)
# a role service (the ability to assign roles to people and groups to determine what those people and groups can and can’t do within the system)

system services (the capability to maintain event histories in relation to objects held within the system)
# an export service (the capability to export records together with their metadata and event histories in a form that another MoReq 2010 compliant system could understand)
Abandoment of the notion of a ‘primary classification’

The notion of a ‘primary classification’ for records (see my previous post) had been dropped. Instead a record will be assigned a classification, from which it would by default inherit a retention rule. It would be possible though for a person with appropriate permissions to override that inherited retention rule, and instead assign to the record a different retention rule, or to get the record to receive a retention rule from a different part of the classification scheme to the one it has been assigned to.

Reduction in the number of requirements

The number of requirements had been significantly reduced. The consultation draft had contained 436 requirements, these have now been consoldated into 170 requirements. But the final core requirements document would be longer than the consultation draft, because the introductory explanations had been increased to 90 pages.

Plans for the future development of MoReq 2010

The MoReq Governance Board has ambitious plans for the development of MoReq 2010, and regarded the publication of the core requirements as only the beginning. MoReq 2010 has a modular structure, and additional modules are planned that vendors may choose to submit their products for testing against.

The DLM forum are planning to have a first wave of additional modules for MoReq 2010 available by the time of their triennial conference (due to be held in Brussels in the week of December 12, exact dates/venues yet to be announced). Unlike the core requirements, the additional modules will be optional rather than mandatory.

Included in the first wave will be:

# an import service – providing the ability to import records and associated metadata from another MoReq 2010 compliant system. Note that the ability to export records is a core requirement, but the ability to import records is an additional module. This is because an organisation implementing its first MoReq 2010 compliant system does not need that system to be able to import from another MoReq 2010 compliant system.
# modules that provide backwards compatibility with MoReq 2
Backwards compatibility with MoReq 2 is important. One European country (the Czech Republic) has enshrined compatibility with MoReq 2 into records management legislation. The modules that will give backwards compatibility to MoReq 2 will be:
# a scanning module
# a file module (MoReq 2010 replaced the concept of the ‘file’ with the broader concept of an ‘aggregation’. The additional module would ensure that a system could enforce MoReq 2 style ‘files’ (which can only be split into volumes and parts). In MoReq 2010 terms a MoReq 2 file is simply one possible means of aggregating records
# a vital records module
# an e-mail module (the core requirements of MoReq 2010 itself talks generically about ‘records’ and do not focus specifically on any one particular format)

Note that a system could be MoReq 2010 compliant without being MoReq 2 compliant (because the additional modules that give MoReq 2 compliance are voluntary and not part of the core requirements of MoReq 2010). Any organisation that wanted MoReq 2 compliance as well as MoReq 2010 compliance would be able to specify that a product must be certified against those additional modules.

It is hoped that more additional modules would follow. Jon would like to see MoReq 2010 additional modules that cover records keeping requirements in respect of cloud computing, mobile devices and social software. He urged anyone who feels that there are needs that MoReq 2010 could usefully address to come forward and develop a module to address those needs. For example modules that provide functionality specific to a single sector (health sector, defence sector etc.).
There is also the possibility that modules could be written to specify the functionality required for a MoReq 2010 compliant system to also demonstrate compliance with a different standard or statement of requirements. For example a module could be written to ensure that a MoReq compliant system met all the requirements of the US DoD 5015.2 specification (which raises the interesting possibility of a European testing centre announcing that a system is compliant with the US records management specification).

Development of test centres

The MoReq Governance Board plans to accredit an international network of testing centres, to whom vendors can submit products for testing against MoReq 2010. Six organisations have already expressed an interest in becoming testing centres. There is no limit to the number of test centres that may be established. The test centres will use test scripts and templates created by the MoReq Governance Board. Vendors will pay a fee to the test centres to have their products tested, and (assuming they are successful) a fee to the DLM Forum to validate the recommendation of the test centre and to award the certificate.

As well as vendors submitting their products for testing, it would also be possible for an organisation to submit their specific installation of a system for testing. ” [end of citation from http://icio.us/fil8oY ]

Marc Fresko comments on this website www.MoReq2.eu:

STILL no MoReq2010
MoReq2010 was not published at the May DLM Forum meeting in Budapest, despite indications that it would be. Instead, there was an announcement that part of it would be published within a couple of weeks. Again. In practice this means we may see MoReq2010 some time in the second half of 2011. Quite an achievement for a product branded “2010″. [End of citation from www.MoReq2.eu ]

PROJECT CONSULT comments on the MoReq2010 launch: http://bit.ly/m7YhMW

“Der 12.05.2010 war für den offiziellen Launch von MoReq2010 auf dem DLM Forum Mitgliedertreffen in Budapest vorgesehen. So gab es auch im Programm mehrere Vorträge zu Zielsetzung und Inhalt, Marketing und Zertifizierung sowie Schulung und Train-the-Trainer-Programm.
In den Vorträgen zu MoReq2010 wurde auch über den aktuellen Inhalt referiert, der seit Abschluss der Public Consultation im Dezember 2010 noch einige wesentliche Änderungen erfahren hat. So wurden z.B. aus 346 Kriterien nun nur noch 170 Requirements. Neben wesentlichen inhaltlichen Änderungen macht dies nicht nur den Abstand zu MoReq2 sondern auch die noch nicht abgeschlossene Entwicklung der letzten Version von MoReq2010 deutlich. Diese Information gab es allerdings nur in den Vorträgen - die Spezifikation selbst war in Budapest nicht verfügbar. Das Dokument soll erst in zwei bis drei Wochen auf den dafür vorbereiteten Webseiten MoReq2010 und Moreq-Info veröffentlicht werden.
Dies führte bereits auf Twitter unter den Hashtags #MoReq2010 und #DLMForum zu Nachfragen. Auch in unserem XING-Forum “Information & Document Management” gibt es hierzu einen Diskussionsthread.
Aber auch andere Aussagen der DLM Forum Tagung dürften für die Community interessant sein. So stellt z.B. das Nationalarchiv Dänemark den PDF/A Standard als Langzeitarchivformat in Frage - “still too volatile”.
Es bleibt zu hoffen, dass zumindest die Vorträge schnell den Weg in die Öffentlichkeit finden.

Update am 18.05.2011
James Lappin hat am DLM Forum Meeting in Budapest vom 12.-13.05.2011 teilgenommen. Er berichtet über die Ankündigungen von Jon Garde, Rory Staunton und anderen zu MoReq2010. Die “Core Specification” ist fertig und soll nach Freigabe in den nächsten Wochen wie bereits von uns am 12.05.2011 angekündigt elektronisch veröffentlicht werden. Vielleicht gibt es sogar eine Print-Version von MoReq2010. Details sind hier in seinem Blog zu finden.
Aktuelle Infos gibt es immer unter dem Hashtag #MoReq2010 auf Twitter.” [ENd of citation from http://www.project-consult.de/ecm/news/2011/moreq2010_launch_budapest ]

Am 12.05.2011 wurde MoReq2010 offiziell “gelauncht”

Am 12.05.2011 wurde MoReq2010 offiziell “gelauncht” - soweit die Planungen und Ankündigungen im Vorfeld des DLM Forum Member Meeting in Budapest.

In einer Reihe von Vorträgen wurden das Konzept von MoReq2010, die geplante Zertifizierung und die vorgesehenen Schulungsaktivitäten vorgestellt. Die Spezifikation selbst wurde dabei drastisch gestrafft.

Einen schalen Beigeschmack hatte dieser “Launch” jedoch bei vielen - und schlug sich auch in Diskussionen auf Twitter nieder (Hashtags #MoReq2010, #DLMFORUM): Das Spezifikationsdokument ist nicht verfügbar, die Webseiten http://www.MoReq2010.eu und http://www.moreq.info sind leer.

Auf der Versammlung wurde mitgeteilt, dass die Spezifikation in ca. 2 bis 3 Wochen nach erfolgter Überprüfung durch das DLM Forum Executive Committee veröffentlicht werden soll.

Man wird sich noch etwas gedulden müssen. Der Launch selbst trägt aber so nicht zur notwendigen Akzeptanz von MoReq bei.

Ulrich Kampffmeyer

How MoReq2010 differs from previous electronic records managemen

James Lappin | Thinking Records | 6.5.2011

http://thinkingrecords.co.uk/2011/05/06/how-moreq-2010-differs-from-prev...

On 5 April this year I sat on a panel at the UK Information and Records Management Society (IRMS) conference. We were each asked for our view of the future of technology. We talked about the cloud, and also of the end of the dominance of ‘the document’ as a format. One member of the audience brought us back down to earth with the comment ‘never mind the future, we don’t know how to manage records in all the many and various systems our organisations have now’.

Ed Fowler of Cap Gemini said that organisations will need to get used to the fact that their records will be created and stored in many different content repositories, and that few if any of these repositories will have records management functionality. Ed said records managers should abandon any hope that they could specify and implement one corporate electronic document and records management system (EDRMS) and expect all their colleagues to save their records into it. Recently he had only seen one UK organisation tendering for an EDRMS.

Ed was announcing the death of the traditional EDRMS. I would add a caveat here – information systems don’t die, they just lose momentum. EDRMS has lost momentum but most of those organisations that have succeeded in implementing them corporate-wide have felt a benefit and will continue to maintain and develop their systems.

The loss of momentum in EDRM is nowhere better illustrated than with MoReq, the European Union’s specification of electronic records management (ERM) systems. In early summer 2008 MoReq2 was launched, only to be scuppered by two tornadoes: the global economic downturn, and the rise of Microsoft’s SharePoint (which took the collaboration space out of the reach of EDRMS vendors). By the end of the following year, 2009, only one vendor had submitted a system for testing against the specification, and the decision was taken by its sponsors, the DLM Forum, to commission a radical rewrite to the MoReq specification. The rewritten specification, called MoReq 2010, will be launched at the next meeting of the DLM Forum, in Budapest, next week.

The previous day (April 4) of the IRMS conference had seen a debate between Jon Garde (author of the new MoReq 2010), and Marc Fresko (author of its predecessor, MoReq2).

Jon Garde introduced MoReq 2010 by arguing that we needed to revisualise the ERM system. Previous specifications saw an ERM systems as a stand alone content repository that stood alongside the other content repositories within the organisation. MoReq 2010 sees ERM as a capability that could be embodied within each separate application that the organisation uses, or that could sit behind those applications and manage records created within them.

Marc Fresko was critical of MoReq 2010. In his view it introduced too many new concepts too quickly and the timeframe for the publication of the specification has left too little time for debate.

The fact that Jon and Marc differ so sharply in their viewpoints shows how different MoReq 2010 is from previous versions of MoReq.

Previous versions of MoReq aimed to specify systems that could serve all the records management needs of any organisation, in any sector. They created the breed of information system called the EDRMS. The idea was that an EDRM system would be rolled out to all users, and would hold within it a hierarchical classification (called a business classification or fileplan) that covered all the work of the organisation. Users would capture and store documents and e-mails needed as records into the EDRMS, within files (folders) classified against the business classification/fileplan.
The traditional EDRMS could not on its own solve the problem of multiple repositories. In organisations some functions (types of work) are more important than others. The more important functions will usually have a line of business application procured or developed specifically for them. An EDRMS, because it aims to cover all the diverse activities of an organisation, by definition cannot be tailored to any one type of work. This means even those organisations with corporate-wide EDRM systems still get the problem of managing records in multiple repositories. Once SharePoint came along this problem was made even worse – if an organisation is putting a lot of time and effort implementing SharePoint for collaboration they will probably not have the capacity to implement a corporate EDRMS in tandem with it, however much they recognise the problems of SharePoint sprawl and the weaknesses of SharePoint’s own records management model.
MoReq 2010 has been written to encourage different models of records management system to emerge. It does this by adopting a modular structure. All MoReq 2010 compliant systems have to comply with a core set of requirements. Beyond that there are different modules which vendors can chose whether or not to submit their product for testing against. Some vendors may well decide to submit traditional EDRM-style systems for certification. But they are also able to submit systems for testing that meet a completely different model, for example:

Systems that end-users do not interact with directly, but instead capture and store records that users had created in other systems

Systems that do not store records, but instead govern and protect records held in other systems

Line of business systems or single purpose applications that are not intended to be a general records system but which have have the ability to manage the records that they capture

Systems that can fulfill two or more of those roles – for example a system that could be deployed as a traditional EDRM that some end-users would interact with directly, but which also possessed the capability to manage records held in other content repositories

The old aspirations that MoReq 2010 abandons

MoReq 2010 is a major change from all previous specifications of electronic records management systems. It is a break not just with the previous two versions of MoReq issued by the European Union (MoReq and MoReq 2) but also with the UK’s TNA 2002 standard and the US DoD 5015.2 standard.
MoReq 2010 abandons three big aspirations that all those previous specifications shared. It abandons:

the idea of the ‘file’ in the electronic records management system being the ERM system equivalent of the traditional hard copy file MoReq 2010 replaces the concept of the ‘file’ with the new concept of an ‘aggregation’ This is a major break with the vocabulary of the hard copy era. In a MoReq 2 compliant system a ‘file’ was limited to two levels of hierarchy beneath it (file/sub-file/parts). In a Moreq 2010 compliant system an aggregation can have any number of levels of hierarchy. The MoReq 2010 ‘aggregation’ has a different relationship to a business classification/fileplan than a MoReq 2 ‘file’. The MoReq 2 file sat at the very bottom of the business classification/fileplan. An aggregation can be a multilevel hierarchy in its own right, so it can sit separate from the business classification, whose role is not so much to act as the only means of navigating around the records system, but more to apply retention rules to records.

the idea of one monolithic corporate business classification/fileplan universally applying retention and access rules to all records In previous versions of MoReq only one classification could be linked to retention rules and used to apply retention rules to records (a hierarchical corporate business classification, also called a fileplan). In Moreq 2010 compliant systems there is the possibility of having several classifications, any number of which can be used to apply retention rules to records. If a record is classified against more than one classification then one of them should be nominated as the ‘primary classification’ for that record. The primary classification is the one that the record inherits its retention rule from.

the idea of their being a single type of ERM system that can meet the needs of all organisations in all sectors Jon Garde identified that MoReq 2 was twice as long as the first MoReq. Jon says the reason for this is that both MoReq and MoReq 2 tried to specify systems that could meet the records management needs of all organisations, whatever their sector. This meant that if any sector of the economy could prove they had a genuine records keeping requirement then MoReq would try to incorporate it into the specification. The disadvantage of this is that vendors had to configure their systems to cover all sectors and all eventualities, which pushed up the cost for them of developing compliant systems. MoReq 2010 has been written so that the core module contains only requirements that are common to all or most organisations. If a sector has specific requirements they are able to write a separate MoReq 2010 module to capture those needs. Vendors that wished to target that sector could add that functionality to their system and ask for it to be tested and certified against that module. Vendors that didn’t wish to target that sector could ignore it. Jon Garde argues that the MoReq 2010 will be more sustainable over time than previous specifications, as new needs can be incorporated into new modules without having to republish the whole specification. Marc Fresko gave the counter argument that the structure of MoReq 2010 will be more complex for records managers in organisations to work with, because they are going to have to decide which modules are important enough for their organisation to insist upon.

The new aspirations of MoReq 2010

In place of those abandoned aspirations MoReq 2010 brings in three new aspirations:
the idea that the electronic records management system will sit behind the existing applications used to create and capture records in the organisation A system can be MoReq 2010 compliant without having any user interface. The core module merely insists that if a system does not have a user interface it must have an API (application programming interface) to enable it to integrate with those systems in the organisation that users do interact with to create records. Note that integrating an electronic records management system behind existing content repositories poses very different challenges to those posed by implementing a stand alone EDRMS that end-users directly engage with to save their records. It is likely that your various content repositories will have been procured from various vendors, written in various programming languages, and have varying quality APIs. Each integration to each content repository is a project in its own right. Aside from the technical challenge there is also the semantic challenge – each of those content repositories will have their own way of organising and describing content.

the idea of MoReq compliant systems controlling records held in other systems a system can be MoReq 2010 compliant without having the ability to store records, provided it has the ability to apply classifications, access rules, and retention rules to records stored in other systems; provided it can protect those records from deletion or amendment; and provided it can maintain (and export) an audit trail of events that happen to those records.

the idea that when an organisation changes its records system the new records system could understand everything that had happened to those records in the outgoing records system. Record systems capture records and apply retention rules to them. Jon Garde points out that the span of years of many of these retention periods is longer than the life of most records systems. Jon wants a MoReq 2010 compliant system to be able to export a record and its associated metadata at any point during the retention period, so that the receiving system could understand what retention policy has been applied to the record, when that retention period started, and how long it had left to run. The new records system could then apply the remainder of the retention period. MoReq 2010 is much stricter than previous specifications on how a system maintains its audit logs. The system must be able to export an event history for every object in the system. The event history must record everything that has happened to that object since it was created in or captured by the system. In order for this event history to be understandable by another system MoReq 2010 insists upon the use of unique identifiers. A MoReq compliant system needs to allocate unique identification numbers to every type of object (records, aggregations, retention policies, classification headings etc.); to every actual object; to every type of event in the system (for example ‘the title of a document is changed), and to every actual event.

the idea of line of business system vendors incorporating records management functionality into their systems By stripping down the core requirements to a very minimum the DLM-forum hope that providers of line of business systems will see that it is possible for them to seek MoReq 2010 certification. The hope/dream is that providers of finance systems, human resource management systems, facilities management systems, and customer relationship management systems will add MoReq 2010 functionality to their applications . Note that vendors of those kinds of applications won’t start to think about MoReq 2010 compliance unless and until purchasing organisations start specifying a preference for MoReq 2010 compatible applications. The challenge here is that records managers often do not have a voice in those kind of procurement exercises.

The likely impact of MoReq 2010

MoReq 2010 will bring interesting effects for records managers. The standards we were used to in the first decade of the 21st century (TNA 2002, DoD 50.15, MoReq 2) all ended up certifying a very similar type of system, implemented in a very similar way. Not quite ‘seen one EDRMS seen them all’ but almost.

Out of MoReq 2010 will sprout a variety of different applications, which will need a variety of different implementation methodologies. This is a challenge for the wider records community, not the sponsors of MoReq 2010. All MoReq 2010 can do is to encourage vendors to provide applications that manage records created and/or held in different content repositories (and provide certification to verify that they have that capability).

Whether or not MoReq 2010 ends up being successful will ultimately depend on whether we records managers can come up with viable implementation approaches for the type of application that it will certify.

Content: Don’t miss the target.

Das finale Programm für das DLM Forum Membermeeting „Content: Don’t miss the target.” in Budapest vom 12.-13-05.2011 ist veröffentlicht:

http://www.PROJECT-CONSULT.net/files/DLM_2011_Budapest_Programme_final.pdf

Content: Don’t miss the target.

The DLM Forum Member Meeting will be in Budapest (Hungary) on 12th – 13th May 2011. Participation of non-member professionals of the fields of public administration, records management, archives and research are also invited.

„Content: Don’t miss the target.”

The program for the DLM Forum Member Meeting at Budapest, May 12th - 13th, 2011 is now available:

http://bit.ly/dP0KKs

To book for the conference and meetings please register here before April 19th:

http://www.mol.gov.hu/angol/balmenusor/eu_presidency/dlm_member_meeting/...

Program

Day 1 Members Only

MORNING SESSION
10.00 Moreq Governance Board Meeting
10.00 Executive Commettee Meeting

REGISTRATION
12.30 Registration

AFTERNOON SESSIONS
13.00 Welcome – Reisz T. Csaba
(National Archives of Hungary, Director General)

Session 1
Moreq update
13.15 Lucie Verachten (DLM Chair) – Moreq General
13.25 Jon Garde (MGB) – Moreq2010 update
13.45 Rory Staunton (MGB) – Marketing Moreq
14.00 Martin Waldron (MGB Chair) – Training
14.15 Richard Blake (DLM EC) – Testing MoReq
14.40 Questions
14.55 Coffee and Networking

DLM Forum Members Meeting

Session 2
15.15 Philipp Lord (The Digital Achiving Consultancy Ltd.) – Digital Archiving Practice: Where we are now and what needs to be done
15.35 Gábor Hornyák (MATRIX Auditing. Evaluating and Certification Ltd.) – Presentation from an experienced
Test Centre
15.55 Coffee and Networking

Session 3
16.15 Anastasia Dikopoulou (Association of Archivists and Librarians in Greece) – The role of records management
as a component of efficient e-government
16.35 Bogdan-Florin Popovici (National Archives of Romania, Bra?ov County Service) – E-government: is there room for records professionals? A Romanian experience
16.55 Questions
17.15 DLM Forum Annual Member Meeting
18.00 Close
19.30 Dinner

Day 2 Members and Guests

REGISTRATION
8.45 Registration

WELCOME & MORNING SESSIONS

Welcome & Introduction
9.15 Welcome and introduction to guests. Hungarian keynote: Zoltán Szatucsek (National Archives
of Hungary): Content: Don’t miss the target
9.35 Lucie Verachten (DLM Chair): The DLM Forum Foundation
9.45 Jon Garde (MGB) – MoReq 2010 Update
10.05 Kirsten Villadsen Kristmar, Jan Dalsten Sørensen (Danish National Archives) – Regulating digital records
and archives management: the Danish experience
10.30 Coffee

Session 1
Chair: Toivo Jullinen (National Archives of Estonia)
11.00 Markus Merenmies., Mírten Stenius (National Archives of Finland) – Trusted line of transfer
11.20 Berthold Konrath (Austrian State Archives) – The digital archive in the Austrian State Archives: Best practice in digital records keeping and long-term preservation
11.40 Robert Sharpe (Tessella) – Digital Preservation: From craft to production
12.00 Panel Discussion

12.30 Lunch

AFTERNOON SESSIONS

Session 2
Chair: Richard Blake (The National Archives of the UK)
13.30 Markus Merenmies (National Archives of Finland) – National Archives long-term preservation permission
procedure for governmental agencies and development of national auditing and certification system
13.50 Jacqueline Slaats (The National Archive of The Netherlands) Digital Depot Service in The Netherlands
14.10 Alex Thirifays (Danish National Archives) Big migration project evaluated
14.30 Panel Discussion
15.00 Coffee

Session 3
Chair: Tracy Caughell
15.20 Joachim Rausch (Federal Archives. Germany) BET – The preservation-planning tool of the Federal Archives, Germany - aim of the project and status
15.40 Zoltán Lux (National Archives of Hungary) The OAIS-compliant ingest of digital records, a case study
16.00 Antal Apro (Montana Knowledge Management Ltd.) Infohunter – text mining solutions in specialized areas
16.20 Panel Discussion

CLOSING
16.35 Concluding remarks – Eric Ketelaar (DLM Scientific Committee)
17.00 Close

MoReq 2010 Update 15.02.2011

Das DLM Forum / MoReq Governance Board hat am 15.02.2011 eine Nachricht zum aktuellen Stand von MoReq2010 veröffentlicht:

http://icio.us/12oxRh

These are exciting times for the MoReq2010 project as we approach final publication of the new specification. So much has been done that it is hard to remember that we only launched the project at the Spring AGM in Madrid in May last year.

So far this year there have been meetings of the MoReq2010 project team and, in addition to going through the extensive feedback from the public consultation, we have also received the considerations of the Experts’ Review Group. The consultation periods built into the MoReq2010 project have proven particularly useful in shaping the specification.

We will be making the outcomes of the public consultation and the experts review group opinions available concurrent with publication of the specification; so you will be able to see how your feedback has helped us develop MoReq2010. The MoReq Governance Board is also planning to include public consultation in its plans for future development of the specification going forward.

The MoReq Governance Board and the Executive Committee met in London at the beginning of February to review and formally agree a timetable for completing the final steps and publication of the specification.

Over the next few weeks the DLM Forum will announce the following:

  • Publication of the core and plug-in modules – these will be published to the new website for the specification at moreq2010.eu
  • Publication of the initial test framework – to be ratified when the first products are tested and certified against the core requirements
  • The commencement of public consultation on the extension modules to MoReq2010 – the consultation will be for a month on each extension module
  • Following the public consultation and revision to the extension modules – the publication of extension modules including the initial test framework for those modules

The major announcements on MoReq2010 will be at the Spring AGM in Budapest in May where we will also present the forward looking business plan of the MoReq Governance Board and other initiatives.

In addition to meetings of the DLM Forum, there are quite a few other MoReq2010 related events and activities coming up in the year ahead. These include:

  • MoReq2010 v1.0 Symposium Brussels at the end of May; and
  • MoReq 2010 v1.0 One Day Workshop in London in June

Further details on these events and other activities will be posted as it is made available.

Dr. Ulrich Kampffmeyer
Member of the MGB MoReq Governance Board

MoReq2010 Update February 2001

The core modules of MoReq2010 have been reviewed. There have been about 600 comments from the public consultation plus a lot of comments from the review baord.

The DLM Forum plans to publish MoReq2010 core modules later this week on the DLM Forum website.

The accreditation programme and the test framework for the MoReq2010 certification are progressing.

There are several events planned to promote MoReq2010. The major announcement will be at the DLM Forum membership meeting in Budapest.12th & 13th May, 2011.

For further information please visit: http://www.moreq.info/

Ulrich Kampffmeyer

Kommentar hinzufügen

Der Inhalt dieses Feldes wird nicht öffentlich zugänglich angezeigt.
  • Internet- und E-Mail-Adressen werden automatisch umgewandelt.
  • Zulässige HTML-Tags: <a> <em> <strong> <cite> <code> <ul> <ol> <li> <dl> <dt> <dd>
  • Zeilen und Absätze werden automatisch erzeugt.

Weitere Informationen über Formatierungsoptionen

CAPTCHA
Diese Frage hat den Zweck zu testen, ob Sie ein menschlicher Benutzer sind und um automatisiertem Spam vorzubeugen.
Bild-CAPTCHA
Enter the characters shown in the image.